Таблица прихода и расхода товаров в Excel

Для малого бизнеса в Казахстане такой формат подходит на старте: для небольшого магазина, интернет-продаж, оптовой точки, производства на заказ, цветочного магазина, швейного цеха или склада расходных материалов. В таблицу можно вносить товары, сырье, материалы, готовую продукцию, цены, поставщиков, продажи, списания и перемещения.

Ниже разберем, как устроена готовая таблица Excel для учета товара, какие данные в нее вносить, как считать остатки и когда лучше перейти с Excel на программу складского учета.

Что такое таблица прихода и расхода товара

Таблица прихода и расхода товара — это файл Excel для фиксации движения запасов. В нем отражают все операции, которые меняют количество товара на складе:

• приход от поставщика;
• возврат от клиента;
• расход при продаже;
• списание.

Главная задача таблицы — показать текущий остаток. Например, на начало дня на складе было 20 упаковок чая. Поставщик привез еще 30 упаковок, а магазин продал 18. Остаток — 32 упаковки.

Формула простая:

Если нужно считать не только количество, но и сумму в тенге, добавляют цену:

Так предприниматель видит не только количество товаров, но и стоимость запасов. Это важно для закупок, контроля денег, инвентаризации и управленческого учета.

Автоматизируйте товарный учет в МоемСкладе

В МоемСкладе можно вести товары, сырье, материалы, закупки, продажи, перемещения, списания и инвентаризацию в одной системе.

Сервис подходит для розничной и оптовой торговли, интернет-магазина, производства и строительства.

Остатки обновляются автоматически после каждой операции, а заказы поставщикам можно создавать на основании статистики продаж или неснижаемого остатка.

Попробовать бесплатно

Какие задачи решает таблица прихода и расхода товаров

Excel не заменяет полноценную систему учета, но помогает навести порядок, если ассортимент небольшой и операций пока немного.

С помощью таблицы можно:

• вести учет прихода и расхода товара;
• контролировать остатки по каждой позиции;
• видеть сумму запасов в тенге;
• отслеживать, какие товары заканчиваются;
• планировать закупки у поставщиков;
• фиксировать расход сырья и материалов;
• считать остатки готовой продукции;
• готовить данные для инвентаризации;
• анализировать продажи по товарам;
• быстро находить ошибки в движении склада.

Например, владелец магазина в Алматы закупил 100 единиц товара по 2 500 ₸. За неделю продал 65 единиц. Таблица покажет остаток 35 единиц и сумму остатка 87 500 ₸. Если минимальный запас по этой позиции — 30 единиц, значит, пора планировать новый заказ поставщику.

Какие данные нужны для складского учета в Excel

Перед тем как вести учет товара в Excel, нужно определить, какие данные будут в файле. Чем понятнее структура, тем меньше ошибок при заполнении.

Для базового учета достаточно таких столбцов:

Если таблица используется для магазина, можно добавить столбцы «Клиент», «Канал продаж», «Маркетплейс», «Номер заказа». Если для производства — «Материал», «Изделие», «Техкарта», «Партия», «Норма расхода», «Себестоимость». Если у бизнеса несколько мест хранения — «Склад или точка», если разные источники закупок — «Поставщик».

Для удобства можно создать отдельные справочники: список товаров, поставщиков, складов, единиц измерения, категорий. Потом эти данные можно подставлять через выпадающий список. Так сотрудники не будут каждый раз писать название вручную, а в таблице станет меньше опечаток.

Как может быть устроена таблица приход расход остаток

Есть два популярных варианта: простая таблица на одном листе и трехтабличная модель.

Простая модель на одном листе

В одной таблице фиксируют все операции: приход, расход и остатки. Такой вариант подходит, если товаров мало, а с файлом работает один человек.

Пример структуры:

Плюс такого подхода — все данные перед глазами. Минус — при большом количестве операций таблица быстро становится громоздкой. Сложнее искать ошибки, фильтровать продажи, делать отчеты и контролировать несколько складов.

Трехтабличная модель: «Приход», «Расход», «Остатки»

Более удобный вариант — разделить файл на три листа:

1. «Товары» или «Остатки» — справочник номенклатуры, начальные остатки, цена, минимальный запас.
2. «Приход» — все поступления от поставщиков, возвраты, оприходования.
3. «Расход» — продажи, списания, выдача сырья в производство, перемещения.

Лист «Остатки» собирает данные с листов «Приход» и «Расход» с помощью формул. Так проще вести учет: сотрудники вносят операции в нужные листы, а остатки пересчитываются автоматически.

Базовая формула:

В Excel это можно сделать через функцию СУММЕСЛИ:

=D2+СУММЕСЛИ(Приход!B:B;A2;Приход!E:E)-СУММЕСЛИ(Расход!B:B;A2;Расход!E:E)

Где:

• D2 — начальный остаток;
• A2 — артикул или название товара;
• Приход!B:B — столбец с товарами на листе «Приход»;
• Приход!E:E — столбец с количеством прихода;
• Расход!B:B — столбец с товарами на листе «Расход»;
• Расход!E:E — столбец с количеством расхода.

Если в вашей версии Excel функции указаны на английском, используйте SUMIF:

=D2+SUMIF(Приход!B:B;A2;Приход!E:E)-SUMIF(Расход!B:B;A2;Расход!E:E)

Для расчета суммы остатка добавьте формулу:

=F2*G2

Где F2 — текущий остаток, а G2 — цена за единицу в тенге.

Пример расчета прихода, расхода и остатка в тенге

Представим небольшой магазин в Казахстане. Он продает товары для дома.

На начало месяца есть:

• товар: набор полотенец;
• начальный остаток: 15 шт.;
• закупочная цена: 3 200 ₸;
• минимальный остаток: 10 шт.

За месяц были операции:

Расход за месяц:

32 + 2 = 34 шт.

Остаток:

15 + 40 − 34 = 21 шт.

Сумма остатка:

21 × 3 200 = 67 200 ₸

Такой расчет можно сделать вручную, но лучше настроить формулы. Тогда таблица будет сама пересчитывать остатки после каждой новой записи.

Правила приемки, перемещения и отпуска товара

Чтобы таблица была полезной, важно фиксировать операции по понятным правилам. Иначе Excel быстро превратится в набор строк, где сложно проверить реальные остатки.

Приемка товара

При приемке товара от поставщика проверьте документы, количество и состояние каждой позиции. В РК это важно не только для склада, но и для дальнейшего бухгалтерского и налогового учета. Таблица помогает вести управленческий контроль, но первичные документы все равно нужно хранить отдельно.

При приемке:

• проверьте накладную, счет или другой документ от поставщика;
• сверяйте фактическое количество с документами;
• проверяйте состояние товара, упаковку, срок годности;
• фиксируйте дату поступления;
• вносите цену в тенге;
• указывайте поставщика и номер документа;
• отдельно отмечайте недостачу, брак или пересорт.

Если товар пришел частично, не стоит вносить всю поставку заранее. Запишите только фактический приход. Остальное добавьте после получения следующей партии.

Расход товара

Расход — это любое выбытие запасов. В магазине это продажа клиенту. В производстве — выдача сырья в работу. На складе — списание брака, порчи или недостачи.

В строке расхода укажите:

• дату;
• товар или материал;
• количество;
• причину расхода;
• склад или точку;
• клиента, заказ или производство, если это нужно для аналитики;
• комментарий.

Если у вас несколько каналов продаж — розничная точка, интернет-магазин, маркетплейсы, оптовые клиенты — добавьте столбец «Канал». Потом можно будет сделать сводную таблицу и увидеть, где товар расходуется быстрее.

Перемещение между складами

Если товар переехал с одного склада на другой, это не продажа и не списание. Но остатки по каждому месту хранения должны измениться.

Есть два способа отразить перемещение:

1. Сделать расход со склада-отправителя и приход на склад-получатель.
2. Добавить отдельный лист «Перемещения».

Для небольшого бизнеса подойдет первый способ. Например, магазин в Астане передал 10 единиц товара в точку в Караганде. В Excel нужно уменьшить остаток на складе Астаны и увеличить остаток на складе Караганды.

Важно не забывать вторую запись. Если внести только расход, общий остаток по компании станет неверным.

Как вести приход и расход товаров в таблице Excel: пошаговая инструкция

Разберем, как работать с готовым шаблоном.

Шаг 1. Скачайте файл и сделайте копию

Скачайте шаблон таблицы прихода и расхода товара. Если открываете файл в Google Таблицах, сделайте копию на свой диск. Если работаете в Microsoft Excel, сохраните отдельную версию файла на компьютере или в облаке.

Не редактируйте исходный шаблон. Лучше сразу создать рабочую копию и назвать ее понятно, например:

sklad-uchet-magazin-almaty-2026.xlsx

Так будет проще найти файл и сохранить историю изменений.

Шаг 2. Заполните справочник товаров

На листе с товарами внесите основные данные:

• название товара;
• единицу измерения;
• закупочную цену в тенге;
• порог остатка.

Если товара много, не используйте одинаковые названия. Например, «Футболка белая» может означать разные размеры. Лучше писать так:

• Футболка белая S;
• Футболка белая M;
• Футболка белая L.

Для точности можно добавить артикул или штрихкод. Это особенно полезно, если вы планируете перейти на сканер, ТСД или программу складского учета.

Шаг 3. Вносите приход товара

На листе «Приход» записывайте каждое поступление отдельной строкой. Не объединяйте несколько поставок в одну запись, если они пришли в разные даты или по разным ценам.

Формула суммы прихода:

=E2*F2

Где E2 — количество, а F2 — цена за единицу.

Если одна и та же позиция пришла по разной цене, фиксируйте каждую партию отдельной строкой. Это поможет точнее считать закупки и анализировать себестоимость.

Шаг 4. Вносите расход товара

На листе «Расход» фиксируйте продажи, списания, возвраты поставщику, выдачу сырья в производство и другие операции выбытия.

Формула суммы расхода:

=E2*F2

Если товар продан через несколько каналов, используйте одинаковые названия каналов: «розница», «опт», «интернет-магазин», «маркетплейс». Потом эти данные можно использовать для анализа продаж и дашборда.

Шаг 5. Проверьте остатки

В столбцах «Остатки» проверьте, как таблица рассчитала количество по каждой позиции.

Формула текущего остатка:

=Начальный остаток + Приход − Расход

В Excel:

=D2+СУММЕСЛИ(Приход!C:C;A2;Приход!E:E)-СУММЕСЛИ(Расход!C:C;A2;Расход!E:E)

Если нужно считать остаток по конкретному складу, используйте СУММЕСЛИМН:

=D2+СУММЕСЛИМН(Приход!E:E;Приход!C:C;A2;Приход!H:H;B2)-СУММЕСЛИМН(Расход!E:E;Расход!C:C;A2;Расход!H:H;B2)

Где:

• A2 — товар;
• B2 — склад;
• Приход!H:H и Расход!H:H — столбцы со складами.

Для Excel на английском используйте SUMIFS.

Шаг 6. Настройте предупреждение о низких остатках

Чтобы не пропустить момент закупки, добавьте минимальный остаток и условное форматирование. Например, если текущий остаток меньше минимального, ячейка становится красной.

Выделите нужный диапазон ячеек, перейдите в меню Формат → Условное форматирование. В блоке «Правила выделения ячеек» выберите условие «Меньше», укажите пороговое значение и настройте цвет выделения.

Так таблица сразу покажет позиции, которые нужно заказать у поставщика. Это особенно полезно для товаров с быстрыми продажами, сезонного ассортимента и материалов, без которых встанет производство.

Шаг 7. Создайте дашборд или сводный отчет

Когда данных станет больше, добавьте отдельный лист «Дашборд». На нем можно собрать основные показатели:

• остатки по категориям;
• сумма запасов в тенге;
• товары с низким остатком;
• самые продаваемые позиции;
• расход по каналам продаж;
• приход по поставщикам;
• динамика продаж по месяцам.

Для этого подойдут сводные таблицы Excel. Например, можно выбрать лист «Расход», создать сводную таблицу и сгруппировать продажи по товарам или категориям. Такой дашборд не заменит полноценную аналитику, но поможет быстро оценить состояние склада и принять решение по закупкам.

Как вести учет сырья, материалов и готовой продукции в Excel

Таблица прихода и расхода подходит не только для магазина. Ее можно использовать и для небольшого производства в Казахстане: швейного цеха, пекарни, мастерской, производства мебели, косметики, сувениров или полуфабрикатов.

В этом случае нужно учитывать три типа запасов:

1. Сырье и материалы — ткань, мука, фурнитура, упаковка, комплектующие.
2. Незавершенные работы — заказы или партии, которые уже запущены, но еще не готовы.
3. Готовая продукция — изделия, которые можно продавать клиентам.

В Excel можно сделать отдельные листы:

• «Материалы»;
• «Техкарты»;
• «Производство»;
• «Готовая продукция»;
• «Продажи».

Пример: швейное производство выпускает худи. Для одного изделия нужны 1,5 метра ткани, 1 молния и 1 комплект фурнитуры. Если цех планирует выпустить 20 худи, таблица должна показать потребность:

• ткань: 1,5 × 20 = 30 метров;
• молнии: 1 × 20 = 20 шт.;
• фурнитура: 1 × 20 = 20 комплектов.

Формула потребности:

=Норма расхода*Количество изделий

После выпуска готовой продукции сырье нужно списать, а готовые изделия — оприходовать. В Excel это делается вручную: одну операцию записывают как расход материалов, вторую — как приход готовой продукции.

Если операций мало, такой способ подходит. Но при росте заказов становится сложно контролировать нормы, себестоимость, брак, остатки и резервы. В этом случае лучше использовать программу для учета производства.

Адресное хранение в Excel: когда оно нужно

Если склад небольшой, можно не указывать точное место хранения. Но когда товаров становится больше, сотрудники начинают тратить время на поиск нужной позиции. Тогда помогает адресное хранение.

Адресное хранение — это система, при которой у каждого места на складе есть свой адрес: ряд, стеллаж, полка, ячейка.

Пример адреса:

А-03-02

Где:

• А — зона склада;
• 03 — стеллаж;
• 02 — полка или ячейка.

В Excel можно добавить столбец «Адрес хранения» и указывать его в карточке товара или в остатках.

Пример:

Такой учет помогает быстрее собирать заказы, проводить инвентаризацию и контролировать склад. Но у Excel есть ограничение: адреса нужно обновлять вручную. Если сотрудник переложил товар и не внес изменения в файл, таблица быстро потеряет точность.

Для полноценного адресного хранения удобнее использовать систему складского учета с ячейками, штрихкодами, сканером или ТСД.

Эффективнее организовать адресное хранение поможет автоматизация

Преимущества и недостатки ведения товароучета в Excel

Excel — хороший старт для небольшого бизнеса. Но важно понимать его ограничения.

Главная проблема Excel — данные не обновляются автоматически. Если товар продали через кассу, интернет-магазин или маркетплейс, запись нужно внести вручную. Если сотрудник забыл это сделать, остатки станут неверными.

Еще одна проблема — несколько версий файла. Один сотрудник сохранил таблицу на компьютере, другой внес данные в облаке, третий отправил файл в мессенджере. В итоге непонятно, какая версия главная.

Когда Excel уже не подходит

Переходить с Excel на программу складского учета стоит, если:

• товаров стало больше 100–200 позиций;
• с таблицей работает несколько сотрудников;
• есть несколько складов, магазинов или точек;
• продажи идут через кассу, сайт, интернет-магазин или маркетплейсы;
• нужно быстро проводить инвентаризацию;
• часто появляются пересорт, недостачи или ошибки;
• нужно контролировать партии, сроки годности, серии;
• нужно видеть прибыль, закупки, продажи и остатки в одном месте;
• руководитель хочет смотреть данные с телефона;
• бизнесу нужны отчеты, CRM, заказы поставщикам и управление финансами.

Excel помогает начать. Но со временем ручной учет начинает забирать слишком много времени. Вместо управления бизнесом предприниматель проверяет строки, ищет ошибки, сверяет остатки и пересчитывает формулы.

Если бизнесу уже нужны склад, продажи, закупки, CRM, финансы и производство в одной системе, изучите обзор ERP-систем.

Как автоматизировать учет прихода и расхода товара в Казахстане

Если таблицы уже не хватает, можно перейти на МойСклад. Это онлайн-сервис для малого и среднего бизнеса в Казахстане: розницы, опта, интернет-магазинов, производства и компаний с несколькими складами.

В МоемСкладе можно:

• вести складской учет товаров, сырья и материалов;
• фиксировать приемки, отгрузки, перемещения и списания;
• контролировать остатки в реальном времени;
• вести учет по нескольким складам и торговым точкам;
• создавать заказы поставщикам;
• работать с клиентами и поставщиками в CRM;
• анализировать продажи, прибыль и остатки;
• печатать документы, ценники и этикетки;
• использовать кассовое приложение;
• подключать интеграции с сервисами для бизнеса в Казахстане;
• работать с компьютера, планшета или телефона.

Система автоматически пересчитывает остатки после операций. Если товар продан, списан или перемещен, данные обновляются без ручных формул. Руководитель видит актуальное состояние склада, а сотрудники работают в одной базе.

Скачать таблицу прихода и расхода товара в Excel

Готовый шаблон поможет начать учет без сложной настройки. Внесите товары, цены в тенге, приход, расход и начальные остатки — таблица рассчитает количество и сумму остатков.

Шаблон подходит для:

• розничного магазина;
• интернет-магазина;
• оптовой торговли;
• небольшого склада;
• учета расходных материалов;
• учета сырья и готовой продукции;
• малого производства;
• бизнеса с одним или несколькими сотрудниками.

Вопросы и ответы

Вот часто задаваемые.