Акт приема-передачи товара в Казахстане: бланк и образец заполнения

Акт приема-передачи товара подтверждает, что продавец передал, а покупатель принял товар. В нем фиксируют количество, комплектность и состояние товара, а также замечания при приемке.

Скачайте шаблон акта приема-передачи товара и заполненный образец для Казахстана в формате Word. Документы можно отредактировать под вашу сделку и приложить к договору поставки или купли-продажи.

Когда нужен акт приема-передачи товара

При передаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) акт фиксирует, что именно передали, когда состоялась передача и какие замечания возникли при приемке. Для продавца это подтверждение передачи товара, для покупателя — документ о полученном количестве, комплектности и обнаруженных недостатках.

Акт особенно полезен, когда передают оборудование, товары с комплектующими или крупную партию: сторонам важно зафиксировать результат проверки. Его также можно предусмотреть для каждой поставки, если товар передают по частям, или связать с подписанием акта срок окончательной оплаты.

Порядок оформления акта согласуют в договоре поставки или купли-продажи. В нем указывают, когда проводят приемку товара, что проверяют, в какой срок подписывают акт и как оформляют расхождения. Форму акта удобно заранее согласовать и приложить к договору. Если договор предусматривает передачу товара по акту, стороны должны соблюдать этот порядок.

Акт подписывают продавец и покупатель либо их уполномоченные представители:

• Директор ТОО действует от имени товарищества без доверенности.
• Индивидуальный предприниматель может подписать акт лично.
• Представитель компании или ИП — например, менеджер или кладовщик — подписывает акт в пределах предоставленных полномочий. Их можно подтвердить доверенностью, которая предусматривает передачу или получение товара и подписание документов о приемке.

Перед подписанием проверьте полномочия представителя. Если он действует по доверенности, сверьте ФИО, срок ее действия и перечень разрешенных действий. В акте укажите основание полномочий подписанта, а для доверенности — ее номер и дату.

Ведите учет товара с момента приемки

В МоемСкладе видно, сколько товара поступило от поставщика, на какой склад и по какой цене. Все сведения и документы по поставке хранятся в одном месте:

• оформляйте приемку по фактически принятому количеству;
• прикрепляйте подписанные акты, накладные и фотографии товара;
• смотрите, сколько оплатили поставщику и сколько осталось доплатить.

Попробовать бесплатно

Скачать бланк и образец акта приема-передачи товара

Подготовили два файла в формате Word: пустой бланк для вашей сделки и образец акта приема-передачи товара для Казахстана с условными данными.

Образец заполнения

В примере продавец передает покупателю четыре зимние шины и четыре литых диска. Все наименования, реквизиты и цены условные.

В образце пять основных блоков:

• Реквизиты сторон и договора — показывают, кто передает и принимает товар и к какой сделке относится акт.
• Дата и место передачи — фиксируют, когда и где передали товар.
• Товарная таблица и суммы — содержат наименования, единицы измерения, фактическое количество, цены, общую стоимость и сведения о НДС.
• Сопроводительные документы и замечания — связывают акт с накладной З‑2 и отражают результат приемки.
• Данные подписантов — указывают, кто подписывает акт от каждой стороны и на каком основании действует.

Какие реквизиты указать в акте

Если самостоятельно разработанный акт приема-передачи товара используют как первичный учетный документ, он должен содержать реквизиты из пункта 3 статьи 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Остальные поля добавляют с учетом договора и особенностей передачи товара.

Обязательные реквизиты

В двустороннем акте укажите сведения о продавце и покупателе: наименования организаций или ФИО предпринимателей, БИН/ИИН каждой стороны. Это помогает однозначно определить участников передачи.

Полезные дополнительные сведения

• Номер акта и реквизиты договора. Помогают найти документ и связать его с конкретной поставкой.
• Дата и место передачи. Укажите склад или другой адрес, где передали товар. Дату передачи выделите отдельно, если она отличается от даты составления акта.
• Адреса и контакты сторон. Удобны для связи и направления документов.
• Подробные характеристики товара. Артикул, модель, размер, серийный номер и состав комплекта помогают определить, что именно передали.
• Цена за единицу и сведения о НДС. Показывают расчет стоимости: включен ли налог в цену, какая ставка и сумма применены либо что товар передается без НДС.
• Сопроводительные документы. Укажите наименования, номера и даты накладных и других документов, переданных вместе с товаром.
• Замечания при приемке. Зафиксируйте недостачу, некомплектность, видимые повреждения товара или упаковки. Если замечаний нет, укажите это прямо.
• Основание полномочий подписанта. Например, устав или доверенность с ее номером и датой.

Если дополнительные сведения предусмотрены договором или специальными требованиями к сделке, их тоже нужно включить в акт.

Как заполнить акт приема-передачи товара

Откройте бланк акта приема-передачи товара в Word и следуйте пошаговой инструкции. Реквизиты сторон и договора можно внести заранее, а сведения о фактически принятых товарах и замечания — по результатам приемки.

1. Заполните шапку и данные сторон. Укажите номер и дату договора, к которому относится акт, номер приложения, номер самого акта, дату и место его составления.

В полях «Продавец» и «Покупатель» впишите наименования организаций или ФИО предпринимателей. Для каждой стороны укажите БИН/ИИН и адрес. Сверьте данные с договором и реквизитами контрагентов.

2. Укажите дату и место передачи. В пункте 1 повторите номер и дату договора. Ниже впишите фактическую дату передачи товара и адрес склада или другого места, где состоялась приемка.

В нашем образце товар передают 5 октября 2026 года на складе продавца в Алматы.

3. Заполните товарную таблицу. Для каждой позиции укажите наименование и характеристики товара, единицу измерения, фактически принятое количество и цену за единицу. Сумму по строке рассчитайте как количество, умноженное на цену.

Например, четыре зимние шины 185/75 R15 по 23 200 тенге дают сумму 92 800 тенге. Если принимаете только часть партии, укажите количество принятых товаров, а расхождения опишите в замечаниях.

4. Рассчитайте итоговую стоимость и заполните сведения о НДС. Сложите суммы всех строк и внесите результат в поле «Итого». Общую стоимость укажите цифрами и прописью, с тенге и тиын.

В нашем бланке цены и суммы включают НДС, если он начисляется. В образце общая стоимость составляет 232 000 тенге, в том числе НДС — 32 000 тенге. Поскольку налог уже включен в цены, итог остается 232 000 тенге.

Если НДС начисляется, укажите его сумму и ставку, а вариант «Без НДС» зачеркните. Если передача оформляется без НДС, оставьте соответствующую отметку и зачеркните поля суммы и ставки налога.

5. Перечислите сопроводительные документы. Укажите наименования, номера и даты документов, которые передаете вместе с товаром. В нашем образце это накладная на отпуск запасов на сторону по форме З‑2 № 25 от 5 октября 2026 года.

6. Запишите результаты приемки. В пункте 2 зафиксируйте замечания при приемке по количеству, ассортименту, комплектности, видимым недостаткам товара и упаковке. Опишите конкретную позицию и обнаруженное расхождение.

Например: «У одного диска литого R15 повреждена упаковка. Видимых повреждений диска нет».

Если замечаний нет, впишите «Замечаний нет». Формулировка должна соответствовать результатам проведенной проверки.

7. Заполните данные подписантов и подпишите акт. В нижней части бланка укажите ФИО и должность каждого подписанта либо отметку «ИП». Впишите основание полномочий представителя: например, устав или доверенность с номером и датой.

Сверьте данные, количество, суммы и замечания, затем подпишите акт со стороны продавца и покупателя. Поле «М. П. (при наличии)» предусмотрено для печати, если она используется.

По нашему бланку акт оформляют в двух экземплярах: один остается у продавца, второй — у покупателя.

Как правильно передать и принять товар

Перед подписанием акта проверьте товар и сопроводительные документы. Сроки и порядок приемки товара определяются договором и применимыми к товару требованиями.

Что проверить при передаче

Если согласованный порядок допускает проверку содержимого позже, отметьте в акте, что именно проверили при получении. Например: «Принято два запечатанных грузовых места. Содержимое и комплектность на момент передачи не проверены».

Что делать при недостаче или повреждениях

1. Зафиксируйте расхождения. Укажите конкретный товар, фактическое количество и характер повреждения. Например: «По накладной — четыре диска литых R15, фактически получено три. Недостача — один диск».

Предложите уполномоченному представителю продавца подтвердить замечания подписью. При доставке перевозчиком оформите расхождения также по правилам приемки от перевозчика.

2. Сохраните подтверждения. Сфотографируйте товар, повреждения, упаковку и маркировку. Сохраните накладную и другие документы, по которым можно определить поставку.

3. Письменно уведомите поставщика. При поставке направьте письменное уведомление поставщику незамедлительно после выявления несоответствий. Укажите договор и накладную, опишите расхождения, приложите акт и фотографии. Используйте согласованный в договоре канал связи и сохраните подтверждение отправки.

4. Укажите, чего требуете. При недостаче можно потребовать передачи недостающего количества товара, если договором не предусмотрено иное. При некомплектности — доукомплектования. Если обнаружены не оговоренные продавцом недостатки, можно потребовать, например, замены товара, устранения недостатков или уменьшения цены. Согласованные действия и сроки зафиксируйте письменно.

Если по закону или договору покупатель отказывается от уже доставленного товара, он должен обеспечить его сохранность (ответственное хранение) и незамедлительно уведомить поставщика. Согласуйте с ним порядок вывоза или дальнейшие действия с товаром.

Чем акт отличается от накладной и других документов

В документах по одной поставке могут повторяться наименования товаров, количество и стоимость. Но каждый документ решает свою задачу.

Накладная З‑2 тоже содержит подпись получателя и фиксирует получение запасов. Акт позволяет подробнее описать результаты проверки: например, отсутствие комплектующей, повреждение упаковки или замечания к состоянию товара.

Для накладной З‑2 предусмотрена утвержденная форма — приложение 26 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562. Если операция оформляется этой накладной, используйте ее установленную форму. Наш бланк акта предназначен для фиксации передачи и результатов приемки.

Если договор предусматривает отдельный акт, оформите его вместе с другими документами по сделке. Согласованный порядок приемки должен соблюдаться.

Какие ошибки возникают при оформлении акта

1. Указали неверные или неполные реквизиты. Ошибки в наименовании, БИН/ИИН или данных подписанта затрудняют определение участников передачи. Сверьте реквизиты с договором и данными контрагентов, заполните сведения о представителях и основаниях их полномочий.

2. Данные в акте расходятся с фактической передачей. Количество из накладной перенесли в акт без пересчета, указали другую модель или включили отсутствующие комплектующие. Внесите фактически принятые товары и их количество, а недостачу, некомплектность и другие расхождения опишите в замечаниях.

3. Непонятно, включен ли НДС в стоимость. В нашем бланке налог, если он начисляется, уже включен в цены. Его сумму записывают в строке «В том числе НДС» и повторно к итогу не прибавляют.

Если передача оформляется без НДС, оставьте соответствующую отметку и зачеркните поля суммы и ставки налога.

4. Подписали акт без оговорок до проверки товара. Перед подписанием проверьте количество, комплектность и состояние товара в согласованном объеме. Если порядок приемки допускает часть проверок позже, укажите, что именно проверено на момент передачи. Например, получение запечатанных коробок само по себе не означает проверку их содержимого.

5. Оставили раздел замечаний пустым. Пустое поле не показывает результат приемки. Если замечаний нет, напишите «Замечаний нет». Если обнаружены расхождения, укажите конкретную позицию, количество и характер недостатка. Формулировку «Товар поврежден» уточните: какой товар, сколько единиц и какие повреждения выявлены.

Главное об акте приема-передачи товара

• Акт приема-передачи товара подтверждает передачу товара и фиксирует результат приемки.
• Форму, сроки и порядок оформления согласуют в договоре. Подписывают акт стороны или их уполномоченные представители.
• Количество, комплектность и замечания указывают по фактическим результатам проверки. Если часть проверок проводят позже, это отражают в акте.
• При недостаче или повреждениях зафиксируйте расхождения и незамедлительно письменно уведомите поставщика.
• Акт и накладная З‑2 решают разные задачи. Для накладной предусмотрена утвержденная форма; если договор требует отдельного акта, его оформляют дополнительно.

Частые вопросы об акте приемки-передачи товара

Ответим на самые распространенные.