Расходный кассовый ордер в Казахстане: форма КО-2

Чтобы фиксировать движение наличных, в Казахстане используют два основных документа — приходный и расходный кассовый ордер. В этой статье рассказываем о расходном кассовом ордере (РКО), требованиях к заполнению и других правилах. Здесь же вы можете скачать актуальный бланк в Excel или заполнить документ онлайн.

Виды кассовых ордеров

Организации и предприниматели, которые ведут бухгалтерский учет, при операциях с наличными обязаны оформлять кассовые документы. Это приходный кассовый ордер по форме КО-1 и расходный кассовый ордер по форме КО-2.

ПКО нужен при приеме денег в кассу, подробнее о нем читайте здесь. РКО составляют при выдаче денежных средств из кассы организации. Например, при переводе на расчетный счет, выдаче под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.

Оба вида документов регистрируют в специальном журнале регистрации по типовой форме КО-3.

Что такое расходный кассовый ордер (РКО)

Это первичный бухгалтерский документ, который нужен при выдаче денежных средств из кассы на такие цели, как:

• зарплата, материальная помощь и прочие выплаты сотрудникам;
• под отчет ра­бот­ни­кам предприятия;
• про­ве­де­ние кас­со­вых опе­ра­ций подразделению компании.

Порядок приема и выдачи наличных денег и ведения кассовой документации в РК прописан в 3 и 4 параграфе приказа МФ РК от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета». Далее перечислим основные правила.

РКО создается в одном экземпляре с указанием основания для выплаты и перечислением прилагаемых документов, например, доверенности.

В расходном ордере должны быть подписи всех причастных лиц, а именно:

• руководителя или распорядителя денежных средств компании;
• главного бухгалтера или уполномоченного лица;
• кассира;
• сотрудника, получающего деньги.

Порядок работы с РКО

1. Получатель денег предоставляет паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
2. Кассир проверяет паспортные данные и вносит их в соответствующие графы расходного ордера.
3. Получатель ставит свою подпись и указывает полученную сумму в тенге.
4. Кассир проверяет документ на:
   • наличие и подлинность подписи главного бухгалтера на РКО;
   • наличие разрешительной подписи руководителя или его заместителя на прилагаемых к РКО документах;
   • правильность оформления;
   • наличие указанных приложений.

5. Если какое-либо из перечисленных требований не соблюдено, кассир возвращает документы в бухгалтерию для последующего оформления по всем правилам. Если все в порядке — выдает деньги из кассы. Срок — день составления документа.
6. Кассир ставит подпись на РКО.
7. Кассир гасит ордер и приложенные документы с помощью штампа или подписи от руки «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
8. Кассир регистрирует РКО в журнале приходных и расходных кассовых документов.

Согласно законодательству, деньги выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Но есть исключения, о них — далее.

Если наличные выдаются по доверенности или группе лиц

Когда деньги нужно выдать доверенному лицу, бухгалтер указывает его ФИО в ордере после ФИО получателя денег. Кассир делает запись «По доверенности» и прикрепляет ее к РКО. В графе «Примечание» он указывает номер и дату доверенности.

При выплате заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий наличные выдаются нескольким лицам сразу. В этом случае расходный ордер на каждого работника выписывать не нужно. Вместо этого составляют платежную ведомость с соблюдением следующих правил:

• подпись руководителя и главного бухгалтера;
• указание сроков выдачи, в которые нужно уложиться;
• общая сумма выплат прописью.

В ведомости указывают ФИО и суммы к выплате по сотрудникам. Все они также предъявляют удостоверяющие документы и расписываются, но не в ордере, а в ведомости.

На общую сумму выплат составляют общий расходный кассовый ордер, дату и номер которого фиксируют в платежной ведомости.

Требования к заполнению формы КО-2

Все первичные документы для оформления приема и выдачи денежных средств имеют унифицированные формы, в том числе РКО. Их перечень утвержден в Приказе Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562.

Для учета расходных кассовых операций используют форму КО-2. Ее можно либо заполнить от руки, либо в электронном виде и распечатать. Второй вариант удобнее, так как помарки и исправления не допустимы.

Заполнение РКО начинается со следующих полей:

• полное название компании + организационно-правовая форма;
• ИИН/БИН;
• номер бланка в соответствии с внутренним документооборотом;
• дата составления;
• корреспондирующий счет;
• кредит — то есть номер счета, который отражает выдачу денежных средств;
• сумма в тенге цифрами;
• код целевого назначения.

Далее нужно вписать:

• ФИО получателя;
• основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.;
• перечень прилагаемых документов;
• вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.;
• сумму прописью.

В расходном кассовом ордере обязательно должны быть подписи с расшифровками директора или уполномоченного сотрудника, а также главного бухгалтера.

Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:

• дату получения денег;
• подпись;
• паспортные данные.

Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.

В конце документа — подпись кассира с расшифровкой.

Готовый образец расходного кассового ордера в РК: скачать бланк

Заполненный расходный кассовый ордер выглядит следующим образом:

Бланк, который полностью отвечает актуальным требованиям законодательства РК, скачивайте далее в формате Excel.

Автоматическое создание и заполнение бланка РКО онлайн в МоемСкладе

Ордер обязателен к применению не только при ручном ведении отчетности, но и при автоматизированном. Во втором случае заполнение займет еще меньше времени и сведет риск ошибок к нулю, если использовать сервис МойСклад.

Просто впишите сумму и основание платежа, выберите статью расходов и получателя. Система автоматически сформирует и пронумерует документ.

В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.