Бюджет доходов и расходов (БДР): что это такое и как составить в Excel

Чтобы бизнес приносил прибыль, недостаточно контролировать остаток денег на счете. Нужно понимать, сколько компания зарабатывает, на что тратит деньги и какой финансовый результат получит в конце месяца, квартала или года.

БДР, или бюджет доходов и расходов, помогает компании спрогнозировать выручку, себестоимость, затраты и прибыль. В статье разберем, что такое бюджет доходов и расходов, как считать БДР и анализировать план‑факт. Также дадим готовый шаблон таблицы Excel для ведения доходов и расходов в тенге.

Эксперт статьи

Тимур Амерханов

Менеджер продуктов «Производство» и «Финансы» в МоемСкладе, ведущий эксперт по финансовому и управленческому учету.

Контролируйте прибыль и расходы в МоемСкладе

Следите за продажами, остатками, взаиморасчетами и движением денег в одной системе. Анализируйте обороты, рентабельность по товарам и клиентам и быстрее находите причины отклонений от плана.

Попробовать бесплатно

Что такое БДР простыми словами

Бюджет доходов и расходов (БДР) — это управленческий отчет, в котором компания планирует доходы и расходы и рассчитывает ожидаемую прибыль. Обычно БДР составляют на месяц, квартал или год. Годовой бюджет разбивается по месяцам, чтобы регулярно сравнивать плановые и фактические данные.

БДР относится к системе управленческого учета. Его формируют прежде всего для собственника, руководителя и финансистов компании. Он помогает прогнозировать результат, но не заменяет бухгалтерскую, налоговую или обязательную финансовую отчетность.

Например, магазин запланировал на месяц:

• выручку — 12 млн тенге;
• себестоимость проданных товаров — 7 млн тенге;
• аренду — 800 000 тенге;
• зарплаты — 1,5 млн тенге;
• рекламу — 500 000 тенге;
• другие расходы — 400 000 тенге.

По этим данным можно заранее оценить, сколько бизнес заработает.

В конце месяца план сравнивают с фактом. Допустим, выручка составила только 10 млн тенге, а реклама обошлась в 700 000 тенге. Руководитель сразу видит два отклонения и может разобраться, почему продажи оказались ниже прогноза, а затраты — выше.

Связка «план → факт → отклонение → управленческое решение» делает БДР полезным инструментом.

Особенности бюджета доходов и расходов

БДР отличается от обычной таблицы поступлений и выплат. При его составлении используют несколько принципов.

БДР составляют на будущий период

В бюджете заранее фиксируются прогнозные доходы, расходы и целевая прибыль. Например, компания может спроецировать показатели на следующий год и разбить годовой план по месяцам.

После завершения отчетного периода плановые данные сравниваются с фактическими. Если возникает перерасход, падает выручка или меняются рыночные условия, прогноз можно пересмотреть.

Доходы и расходы учитывают по методу начисления

В БДР доходы и расходы обычно относятся к периоду, в котором компания выполнила обязательства, реализовала товары, произвела продукцию или получила услугу. Момент фактической оплаты может отличаться.

Например, ТОО оказало услугу в мае, а клиент заплатил в июне. В БДР доход относится к маю. В отчете о движении денежных средств поступление будет отражено в июне, когда деньги фактически придут на расчетный счет.

В БДР могут отражаться неденежные операции

На прибыль влияют не только денежные поступления и выплаты. В БДР могут учитываться неденежные статьи, например:

• амортизация основных средств и нематериальных активов;
• списание товаров, сырья и материалов;
• переоценка активов;
• отдельные курсовые разницы;
• создание резервов.

Такие операции влияют на финансовый результат, хотя сами по себе не означают реальный приток или отток денег в текущем периоде.

БДР можно детализировать

Небольшой бизнес может составить один сводный бюджет по всей компании. При более сложной структуре показатели разбиваются в разрезе:

• подразделений;
• торговых точек;
• проектов;
• каналов продаж;
• товарных групп;
• центров финансовой ответственности.

Например, казахстанский интернет‑магазин может отдельно планировать результаты собственного сайта, Kaspi и других маркетплейсов. Производственная компания — формировать БДР по отдельным видам продукции или цехам.

Если бизнес включает несколько юридических лиц, собственнику может понадобиться консолидированный БДР — единый свод бюджетов всех компаний группы.

Зачем бизнесу нужен бюджет доходов и расходов

Главная задача БДР — показать, сколько компания планирует заработать и какой финансовый результат получила фактически.

С его помощью можно:

• планировать выручку и расходы;
• прогнозировать прибыль или убыток;
• контролировать себестоимость;
• сравнивать плановые и фактические показатели;
• находить статьи с перерасходом;
• оценивать рентабельность бизнеса;
• сравнивать прибыльность разных направлений;
• моделировать сценарии роста;
• принимать решения о найме, рекламе, закупках и инвестициях.

Пример:

Обязателен ли БДР в Казахстане

БДР в том виде, в котором его используют для внутреннего планирования бизнеса, — это прежде всего инструмент управленческого учета. Он не заменяет бухгалтерский учет, налоговую отчетность или обязательную финансовую отчетность компании.

Законодательство Казахстана регулирует ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности организациями. При этом внутренний бюджет компания может формировать в удобной для управления структуре: по подразделениям, магазинам, проектам, каналам продаж или другим направлениям.

Поэтому форму БДР бизнес обычно разрабатывает под собственные задачи. Важно не смешивать управленческий БДР с официальной финансовой и налоговой отчетностью: у них разные цели и правила формирования.

БДР, ОДДС и ОПиУ: в чем разница

БДР часто путают с отчетом о движении денежных средств — ОДДС — и отчетом о прибылях и убытках — ОПиУ. Они связаны между собой, но отвечают на разные вопросы.

БДР и ОДДС

Главное отличие — момент учета операции.

Предположим, ТОО отгрузило клиенту товар на 1 млн тенге в июне, но по договору клиент оплатит заказ в июле. В управленческом БДР доход относится к периоду, в котором компания признает продажу и соответствующий ей финансовый результат. В ОДДС поступление будет отражено в июле — когда деньги действительно поступят. Поэтому бизнес может быть прибыльным по БДР, но испытывать нехватку денег.

Например:

Прибыль по БДР — 3 млн тенге.

Но крупные покупатели еще не оплатили счета, поэтому на банковском счете осталось всего 500 000 тенге. Так возникает ситуация, когда прибыль есть, а свободных денег нет. Именно поэтому БДР лучше использовать вместе с БДДС.

БДР и ОПиУ

БДР и управленческий ОПиУ похожи по структуре, поскольку оба помогают оценивать прибыль.

Разница прежде всего в назначении:

• БДР смотрит вперед и сравнивает план с фактом.
• ОПиУ показывает фактический финансовый результат за уже прошедший период.

Например, перед началом года компания составляет БДР и планирует получить 30 млн тенге чистой прибыли. По итогам первого квартала формируется фактический ОПиУ. Его показатели можно сопоставить с бюджетом и понять, выполняется ли годовой план.

Что входит в бюджет доходов и расходов

Структура БДР показывает, как из выручки последовательно вычитаются себестоимость, коммерческие, управленческие и прочие расходы и формируется чистая прибыль.

Универсальной формы отчета нет. Каждая компания разрабатывает структуру с учетом вида деятельности, целей управленческого учета и требуемой детализации.

В зависимости от задач в отчет также могут включаться EBITDA, маржинальная прибыль, рентабельность продаж и другие показатели. Однако для малого бизнеса лучше начинать с простой структуры, которую сотрудники смогут регулярно и корректно заполнять.

Выручка

Доход от основной деятельности.

Лучше не объединять все продажи одной строкой, если у бизнеса несколько направлений. Так можно увидеть не только общую выручку, но и вклад каждого канала.

Например:

• розница;
• опт;
• Kaspi;
• Wildberries;
• интернет‑магазин.

Себестоимость

Стоимость товаров, материалов, сырья, производственных операций и других ресурсов, непосредственно связанных с проданной продукцией. Для товарного бизнеса один из ключевых принципов — сопоставлять выручку именно с себестоимостью проданных товаров, а не просто с суммой закупок за месяц.

Если в январе компания закупила товара на 5 млн тенге, это не означает, что вся сумма должна автоматически стать расходом января в БДР. Часть товаров может остаться на складе и быть продана позже.

Валовая прибыль

Показывает, сколько остается после вычета себестоимости продаж.

Например:

Выручка — 10 млн тенге.

Себестоимость — 6 млн тенге.

Валовая прибыль — 4 млн тенге.

Валовая рентабельность

Помогает оценить, какую долю выручки бизнес сохраняет после покрытия себестоимости.

В примере выше:

4 млн ÷ 10 млн × 100% = 40%.

Показатель особенно полезно сравнивать:

• по месяцам;
• по товарам;
• по каналам продаж;
• по магазинам;
• с планом.

Коммерческие расходы

Расходы, связанные с продажами.

Например:

• реклама;
• доставка;
• комиссии маркетплейсов;
• эквайринг;
• упаковка;
• зарплата отдела продаж.

Управленческие расходы

Затраты на управление компанией.

Например:

• зарплата административного персонала;
• аренда офиса;
• связь;
• программное обеспечение;
• консультационные услуги.

Операционная прибыль

Показывает финансовый результат основной деятельности после учета операционных расходов.

Упрощенно:

Прочие доходы и расходы

Сюда можно относить операции, которые не являются основной деятельностью.

Например:

• проценты по кредитам;
• отдельные курсовые разницы;
• доходы от продажи активов;
• другие нерегулярные операции.

Структуру лучше закрепить во внутренней учетной политике управленческого учета, чтобы одинаковые операции каждый месяц попадали в одни и те же статьи.

Как составить БДР в Excel: пошаговая инструкция

Для первого бюджета необязательно создавать сложную финансовую модель. Начать можно с Excel или Google Таблиц.

В нашем шаблоне уже настроены основные формулы.

Шаг 1. Сделайте копию шаблона

Сохраните таблицу на свой диск и работайте с копией.

В шаблоне предусмотрены строки для доходов, расходов и основных показателей прибыли, а также столбцы «План» и «Факт». Формулы рассчитывают итоговые показатели автоматически.

Главный принцип работы:

Шаг 2. Настройте структуру под свой бизнес

Добавьте те направления, которые действительно важны для анализа.

Например, магазин одежды может разделить выручку:

• офлайн‑магазин;
• Kaspi;
• Wildberries;
• собственный интернет‑магазин.

Расходы:

• закупка и себестоимость товаров;
• комиссия маркетплейсов;
• доставка;
• аренда;
• зарплаты;
• реклама;
• упаковка;
• программное обеспечение.

Чем точнее структура отражает экономику бизнеса, тем полезнее будет отчет. Но детализация должна быть разумной. Если создать 200 мелких статей, таблицу будет сложно вести.

Шаг 3. Запланируйте выручку

Не стоит просто прибавлять условные 10% к результату прошлого года. Лучше определить, за счет чего должна измениться выручка. Так бюджет превращается из набора желаемых цифр в рабочий план.

Примеры источников увеличения выручки:

• повышение количества заказов;
• рост среднего чека;
• внедрение новых каналов;
• изменение цен;
• расширение ассортимента.

Шаг 4. Рассчитайте себестоимость

Запланируйте себестоимость товаров или услуг, которые предполагаете реализовать.

Например:

Шаг 5. Запланируйте расходы

Разделите расходы хотя бы на несколько крупных групп.

Например:

Коммерческие:

• реклама;
• комиссии;
• доставка;
• упаковка.

Управленческие:

• аренда;
• зарплаты;
• связь;
• сервисы;
• административные расходы.

Шаг 6. Рассчитайте прибыль

После заполнения всех статей рассчитайте промежуточные показатели:

• валовую прибыль;
• операционную прибыль;
• прибыль до налогообложения;
• чистую прибыль;
• рентабельность.

Не ограничивайтесь только чистой прибылью. Если она снизилась, промежуточные показатели помогут понять, на каком этапе бизнес начал терять деньги.

Шаг 7. Ежемесячно заполняйте факт

После завершения месяца внесите фактические показатели рядом с планом.

Например:

Главное здесь — не просто увидеть отклонение, а объяснить его.

Методы планирования БДР

Компания может использовать один подход или сочетать несколько методов. Выбор зависит от масштаба бизнеса, доступности данных и целей бюджетирования.

Планирование на основе прошлых периодов

За основу берут фактические показатели прошлого года или месяца и корректируют их с учетом изменения цен, объемов продаж, аренды, зарплат и других факторов.

Плюс метода — простота. Минус — риск автоматически перенести в новый бюджет неэффективные расходы прошлых периодов.

Планирование от продаж

Сначала компания прогнозирует количество продаж, цены и выручку. Затем рассчитывает себестоимость, потребность в материалах, зарплате, логистике и других ресурсах.

Метод подходит торговым и производственным предприятиям, где большая часть расходов связана с объемом реализации или выпуска продукции.

Планирование от целевой прибыли

Собственник определяет необходимую чистую прибыль, а затем рассчитывает, какую выручку нужно получить и какие лимиты расходов нельзя превышать.

Такой подход помогает связать бюджет с целями бизнеса, но прогноз должен оставаться реалистичным. Нельзя просто установить желаемую прибыль без учета спроса, мощностей и ресурсов.

Бюджетирование с нуля

Каждая статья формируется заново и должна быть обоснована. Расход не включают в бюджет только потому, что компания несла его в прошлом году.

Метод позволяет выявить неэффективные затраты, но требует больше времени на сбор, согласование и проверку данных.

Сценарное планирование

Компания составляет несколько вариантов БДР:

• базовый;
• оптимистичный;
• пессимистичный.

Например, в сценариях можно спроецировать последствия изменения курса тенге, роста закупочных цен, снижения спроса или увеличения арендной платы.

Скользящее планирование

Прогноз регулярно обновляется на одинаковый период вперед. Например, после завершения марта компания добавляет факт за январь–март и пересчитывает прогноз на следующие 12 месяцев.

Так БДР сохраняет актуальность и быстрее реагирует на реальные изменения бизнеса.

Как анализировать БДР: план против факта

Самая полезная часть бюджетирования начинается после заполнения столбца «Факт».

Для каждого существенного отклонения задайте три вопроса:

1. Что изменилось?

Например, выручка ниже плана на 10%.

2. Почему это произошло?

Количество заказов оказалось ниже прогнозного.

3. Что нужно изменить?

Пересмотреть рекламные кампании, ассортимент, цены или прогноз на следующие месяцы.

На какие отклонения смотреть в первую очередь

Выручка ниже плана

Проверьте:

• количество продаж;
• средний чек;
• цены;
• сезонность;
• продажи по каналам.

Себестоимость выше плана

Возможные причины:

• поставщики повысили цены;
• изменился курс валют;
• выросла доля дорогих товаров;
• увеличился брак или списания;
• снизилась эффективность закупок.

Для казахстанского бизнеса валютный фактор может быть особенно важен при закупках импортных товаров или сырья.

Коммерческие расходы выросли быстрее продаж

Например, затраты на рекламу увеличились на 30%, а выручка — только на 5%. Это повод проверить эффективность продвижения.

Прибыль есть, а денег нет

Здесь одного БДР недостаточно.

Проверьте БДДС:

• не выросла ли дебиторская задолженность;
• не закуплено ли слишком много товара;
• нет ли крупных предстоящих платежей;
• не ушли ли деньги в оборудование или другие инвестиции.

Факторный анализ отклонений

Для ключевых показателей полезно определять не только сумму отклонения, но и фактор, который на него повлиял.

Например, выручка может измениться из‑за:

• роста или снижения количества продаж;
• изменения средней цены;
• изменения ассортимента;
• сезонных колебаний;
• открытия или закрытия канала продаж.

Такой анализ помогает не просто зафиксировать отрицательный результат, а выбрать конкретное действие: скорректировать цены, пересмотреть закупки или изменить маркетинговый бюджет.

Скользящий прогноз

После анализа факта бюджет можно обновить. Например, если продажи первого квартала оказались ниже плана, нецелесообразно сохранять нереалистичный прогноз до конца года.

Компания может оставить первоначальный бюджет как целевой ориентир и параллельно сформировать актуальный прогноз с учетом новых данных.

Скользящий прогноз помогает реагировать на:

• изменение спроса;
• новые договоры;
• рост закупочных цен;
• изменение курса валют;
• повышение аренды;
• налоговые изменения;
• непредвиденные расходы.

Как учитывать налоги в БДР в Казахстане

При планировании бюджета важно учитывать налоговую нагрузку, но структура зависит от:

• организационно-правовой формы;
• применяемого налогового режима;
• наличия НДС;
• вида деятельности;
• особенностей учета конкретного бизнеса.

С 2026 года в Казахстане действует новый Налоговый кодекс, поэтому при составлении бюджета нельзя автоматически использовать старые налоговые ставки и правила. Лучше создать в БДР отдельные статьи для налогов, которые влияют на финансовый результат конкретной компании, и сверять расчеты с актуальными нормами и данными бухгалтера.

Типичные ошибки при составлении БДР

Разберем наиболее распространенные.

Ошибка 1. Путать доход с поступлением денег

Предоплата от клиента увеличивает деньги на счете, но не всегда означает, что компания уже заработала всю эту сумму.

Ошибка 2. Записывать все закупки сразу в расходы

Если закупленный товар еще находится на складе, простой учет всей суммы закупки как расхода периода может исказить прибыль.

Ошибка 3. Планировать только выручку

Рост оборота не гарантирует рост прибыли.

Нужно одновременно прогнозировать:

• себестоимость;
• коммерческие расходы;
• управленческие расходы;
• прибыль.

Ошибка 4. Делать бюджет один раз в год

Реальность меняется. Поставщики повышают цены, курс валют колеблется, меняется спрос. Поэтому бюджет полезно регулярно пересматривать и обновлять прогноз до конца года.

Ошибка 5. Игнорировать сезонность

Для некоторых компаний продажи по итогам разных месяцев могут отличаться в несколько раз. Если просто разделить годовую выручку на 12, бюджет получится нереалистичным.

Ошибка 6. Анализировать только итоговую прибыль

Чистая прибыль показывает результат, но не объясняет причину.

Поэтому отдельно отслеживайте:

• выручку;
• себестоимость;
• валовую прибыль;
• операционные расходы;
• операционную прибыль;
• чистую прибыль.

Ошибка 7. Использовать разные справочники статей

Если при планировании расходы разбиты одним способом, а фактические данные собираются по другим статьям, анализ становится неточным.

Например, нельзя в плане объединить рекламу и комиссии в строку «Маркетинг», а в факте разнести их по разным категориям.

Ошибка 8. Составлять слишком оптимистичный прогноз

План должен учитывать реальные производственные мощности, ресурсы, спрос, цены и возможности сотрудников. Завышенный прогноз может привести к необоснованным закупкам, найму или инвестициям.

Ошибка 9. Не назначать ответственных

Если непонятно, кто собирает данные, согласует статьи и объясняет отклонения, БДР быстро превращается в формальный документ, который не используется для принятия решений.

Быстрая проверка БДР

После составления бюджета проверьте его по чек-листу.

1. Все ли основные направления бизнеса выделены отдельно?
2. Реалистично ли рассчитана выручка?
3. Учтена ли себестоимость именно реализованных товаров или услуг?
4. Разделены ли постоянные и переменные расходы?
5. Учтены ли сезонность и изменение цен?
6. Можно ли быстро сравнить план с фактом?
7. Понятно ли из отчета, почему прибыль отличается от плана?
8. Используются ли одинаковые статьи при планировании и сборе факта?
9. Назначены ли ответственные за данные и отклонения?
10. Обновляется ли прогноз при существенных изменениях?

Если на большинство вопросов ответ «да», БДР уже можно использовать как рабочий инструмент управления.

Когда Excel становится недостаточно

Excel хорошо подходит на старте.

Плюсы таблиц:

• не требуется отдельное ПО;
• структуру легко изменить;
• можно самостоятельно добавить формулы;
• удобно протестировать систему бюджетирования.

Но по мере роста бизнеса возникают ограничения.

Данные приходится переносить вручную из продаж, закупок, склада и банковских операций. Возрастает риск ошибок. Сложнее получить актуальную аналитику по товарам, магазинам и каналам продаж.

Например, МойСклад позволяет анализировать финансовые показатели вместе с операционными данными бизнеса.

В системе можно отслеживать:

• выручку;
• прибыль;
• рентабельность;
• движение денежных средств;
• показатели по товарам;
• продажи по каналам;
• взаиморасчеты с контрагентами.

Это помогает быстрее находить причины отклонений: например, увидеть, что прибыль снизилась не из‑за падения общей выручки, а из‑за роста себестоимости определенной категории или расходов конкретного канала продаж.

Главное о БДР

БДР помогает ответить на главный финансовый вопрос: сколько бизнес планирует заработать и почему фактическая прибыль отличается от плана.

Чтобы отчет приносил пользу:

• составьте план доходов и расходов;
• разбейте показатели по месяцам;
• регулярно вносите факт;
• анализируйте отклонения;
• не путайте прибыль с движением денег;
• используйте БДР вместе с БДДС и ОПиУ.

Для небольшого бизнеса начать можно с готового Excel‑шаблона. Когда операций и каналов продаж становится больше, часть финансового и управленческого учета удобнее автоматизировать.

Вопросы и ответы

Ниже — короткие ответы на основные вопросы о бюджете доходов и расходов.