«Раньше накладные печатали полдня»: как бизнес на сапах навел порядок в учете

Сезонный товар не прощает ошибок: нужно заранее угадать спрос, успеть закупить партию и быстро обработать заказы, пока длится пик продаж. Супруги Татьяна и Любим продают и сдают в аренду сапборды в Казахстане.

Начали с предзаказов на Kaspi, быстро увидели спрос и за первый год продали больше 2 000 сапов. Но вместе с заказами выросла и операционка: остатки, накладные, склад, задачи сотрудникам и отчеты инвестору. Рассказываем, как команда навела порядок в учете с помощью МоегоСклада.

Как устроен бизнес на сапбордах

В команде четыре человека: супруги и два складских сотрудника. Товар хранят в арендованных контейнерах — так дешевле, чем снимать офис или магазин.

Основной канал продаж — Kaspi. Еще предприниматели работают с OLX, Satu, OneFit, Choco, оптовыми покупателями и развивают аренду. Кроме сапбордов продают все, что нужно для отдыха на воде: жилеты, насосы, весла, сиденья, гермосумки, чехлы для телефонов. В новом сезоне добавили палатки и шатры.

Идея бизнеса выросла из личного интереса. Любим купил первый сапборд для себя, супруги попробовали кататься и решили проверить, будет ли спрос. Начали с предзаказов на Kaspi — и увидели, что товар покупают даже зимой. Когда заказов стало больше, предприниматели начали наращивать закупки и привлекли инвестора, чтобы успевать закрывать растущий спрос.

Когда спрос вырос, стало сложнее управлять остатками и заказами

Сапборды — сезонный товар: на пике спроса нужно быстро продавать, собирать и отправлять заказы. Но еще до сезона важно планировать закупку — понять, какие модели будут продаваться лучше и сколько товара привезти.

У Татьяны и Любима сложности появились сразу в нескольких местах.

Нужно было точнее планировать закупки. Заказы росли по нарастающей, предприниматели закупали все больше товара. Но потом в нишу пришли конкуренты и начали снижать цены. Часть продаж ушла к ним, а на складе остались сапборды, которые не успели реализовать до конца сезона.

Работа с накладными отнимала слишком много времени. Основные продажи шли через Kaspi, и каждый заказ нужно было быстро обработать, собрать и отправить. Раньше сотруднику приходилось открывать каждый заказ отдельно, формировать накладную, выгружать файл, открывать его в стороннем приложении и только потом печатать. В сезон на это могло уходить полдня.

Задачи терялись в переписке. Часть задач обсуждали в рабочем чате WhatsApp. Если нужно было что‑то поменять по заказу, проверить товар на складе или разобраться с ошибкой клиента, сообщение легко могло потеряться среди других.

Как МойСклад помогает управлять продажами и складом

Когда заказов стало больше, супругам понадобился инструмент, который помог бы контролировать остатки, быстрее обрабатывать продажи и держать под контролем работу команды. Таким инструментом стал МойСклад, который закрыл три основные задачи.

Следить за остатками и вовремя пополнять склад

В ассортименте компании не только сапборды, но и десятки видов аксессуаров: весла, насосы, жилеты, гермосумки и другие товары. Все позиции учитываются в МоемСкладе.

Предприниматели видят актуальные остатки и могут заранее заметить, что популярный товар заканчивается. Это особенно важно в сезон, когда спрос растет каждый день и нужно вовремя оформлять новые закупки.

Быстрее обрабатывать заказы с Kaspi

МойСклад интегрирован с Kaspi, поэтому новые заказы автоматически появляются в системе. Так можно следить за продажами, даже не находясь на складе. По словам Любима, уведомления из МоегоСклада часто оказываются даже удобнее, чем сообщения самого маркетплейса: в Kaspi видно, что пришел новый заказ, а в МоемСкладе — на какую сумму он оформлен и какие товары купил клиент.

Работа в системе учета помогла решить и проблему с накладными. Раньше сотрудник открывал каждый заказ отдельно и печатал документы по одному. Теперь достаточно выбрать нужные заказы и объединить накладные в один PDF-файл для массовой печати. То, на что раньше уходили часы, теперь занимает считанные минуты.

Управлять задачами и контролировать показатели бизнеса

Для внутренних процессов команда использует задачи в МоемСкладе. Если нужно проверить товар, уточнить детали по заказу или решить вопрос с клиентом, задача назначается конкретному сотруднику и не теряется в переписке.

Кроме того, Татьяна регулярно анализирует прибыльность товаров, проверяет остатки и готовит отчеты для инвестора. Все основные данные по продажам и складу собраны в одной системе, поэтому контролировать бизнес стало проще.

Что изменилось после внедрения

Главное изменение — команда стала меньше времени тратить на ручные операции и быстрее обрабатывать заказы в сезон.

Раньше сотрудник мог полдня печатать накладные по одной: открывать каждый заказ, формировать файл и отправлять его на принтер. Теперь в МоемСкладе можно выбрать сразу 50–100 заказов, объединить накладные в один PDF-файл и отправить на печать одной пачкой.

Кроме того, предпринимателям стало проще контролировать склад удаленно. В системе видно, какие товары заканчиваются, какие заказы пришли с Kaspi и какие задачи назначены сотрудникам. Остатки больше не нужно держать в голове, а поручения не теряются в переписке.

Что ценного можно взять из опыта Татьяны и Любима

1. Сезонный товар требует точного планирования

На пике спроса важно не просто быстро продавать, а заранее понимать, какие товары и в каком количестве закупать. Если ошибиться с прогнозом, можно не успеть закрыть спрос или остаться с лишними остатками после сезона.

2. Маркетплейс быстро показывает спрос, но так же быстро усиливает конкуренцию

Предзаказы на Kaspi помогли предпринимателям проверить нишу и увидеть интерес покупателей. Но когда продажи начали расти, в категорию пришли конкуренты и стали снижать цены. Поэтому важно следить не только за заказами, но и за экономикой бизнеса.

3. Ручная обработка заказов тормозит бизнес в сезон

Когда заказов становится много, даже простая операция вроде печати накладных начинает занимать часы. Массовая печать документов и автоматическая загрузка заказов помогают команде быстрее справляться с потоком.

4. Учет нужен не только для остатков, но и для управления командой

Если задачи остаются в переписке, их легко потерять. Когда поручения, заказы, остатки и отчеты собраны в одной системе, предпринимателю проще контролировать бизнес, даже не находясь на складе.

Посмотрите, как устроен бизнес изнутри

В видео Татьяна и Любим показывают склад в контейнерах, сапборды разных размеров, аксессуары для аренды и продажи, а еще рассказывают, как обрабатывают заказы с Kaspi в сезон. Если хотите увидеть, как выглядит такой бизнес на практике, смотрите выпуск полностью.

Что помогает бизнесу расти

Татьяна считает, что в бизнесе важны три вещи: анализировать, делать и разбираться в том, что продаешь.

Анализ помогает понимать спрос и выбирать товары, которые будут покупать. Действие — не застревать в планах и быстрее проверять гипотезы. А знание продукта помогает лучше консультировать клиентов: если предприниматель сам понимает, как устроен сапборд, чем отличаются модели и какие аксессуары нужны, покупателю проще доверять такому продавцу.

Сезонный бизнес может быстро вырасти, но вместе с продажами растет и операционка: заказы, остатки, склад, накладные и задачи для команды. МойСклад помогает держать эти процессы под контролем — особенно в сезон, когда каждый день важен.