Онлайн-касса: что это такое и какую выбрать

Почти все расчеты с клиентами в рознице нужно вести через онлайн-кассы. Это значит, что при каждой продаже данные о ней передаются в налоговую, а касса будет формировать фискальный чек для покупателя. Правило касается как онлайн, так и офлайн-торговли.

Кому и для чего нужна онлайн-касса, какие виды бывают и что выбрать в зависимости от вида бизнеса — в этой статье.

Регистрировать продажи и возвраты по всем требованиям законодательства РК удобно в МоемСкладе. Интеграция с ТИС, POS-терминалом Kaspi и популярными моделями кассовой техники, печать ценников и этикеток, учет общей выручки и остатка наличных за смену. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это система, которая фиксирует каждую продажу и отправляет данные по ней в налоговую в электронном виде. Также она автоматически формирует фискальные документы: чеки, квитанции, отчеты о смене и возврате товаров.

Онлайн-касса нужна, если одновременно выполняются два условия:

• расчет за товар или услугу;
• оплата любым способом, кроме банковского перевода по счету.

Почти все расчеты должны проходить через онлайн-кассы: и оплата интернет-заказа, и покупка в физической торговой точке.

Преимущество по сравнению с обычным кассовым аппаратом — защита информации от искажения и от третьих лиц. Автоматическая передача данных возможна благодаря фискальному накопителю — он идет в комплекте или приобретается отдельно.

Законодательство по онлайн-кассам в Казахстане

Основные правила прописаны в статье 166 Налогового Кодекса РК. Он обязывает пробивать чек при каждой продаже и передавать данные в налоговые органы через оператора фискальных данных.

Детали о порядке регистрации и снятия с учета ККМ, требования к чекам и отчетности вы найдете в подзаконных актах и правилах, утвержденных Минфином и КГД — комитетом государственных доходов. Также существует госреестр ККМ — перечень разрешенных для применения моделей.

Ответственность пользователя кассы определяется в КоАП РК. В кодексе — полная информация о правонарушениях и штрафах. Например, согласно статье 284 КоАП за отсутствие кассы или невыдачу чека покупателю предпринимателю грозит штраф размером 15-50 МРП в зависимости от размера бизнеса.

Когда нужна онлайн-касса

Применять ее должны следующие категории предпринимателей:

• Розничные магазины — все, кто продает физическим лицам товары: продукты питания, одежду, электронику и т. д.
• Сервисные компании: например, салоны красоты, автосервисы, такси;
• Интернет-магазины и маркетплейсы;
• Кафе, рестораны и другие заведения общепита, которые ведут наличные и безналичные расчеты.

Когда НЕ нужна онлайн-касса

Есть исключения:

• Безналичные расчеты по банковскому счету между юрлицами, а также между ТОО и ИП. Пример — оплата поставщику через банк;
• Государственные платежи: налоги, госпошлины, штрафы;
• Самозанятые, действующие как физлицо без регистрации ИП;
• Расчеты с банками — переводы, кредиты;
• Отдельные виды деятельности — этот список утверждает КГД.

Например, от использования ККМ освобождены продавцы газет и журналов, билетов в транспорте, некоторые сельхозпроизводители, некоторые образовательные учреждения, страховые компании, некоторые культурные учреждения.

Официальный источник информации — приказ Минфина «Правила применения ККМ», также актуальную информацию можно найти на сайте КГД gov.kz.

Автономный режим работы при отсутствии интернета

Если интернет работает с перебоями, временно разрешается работать в офлайн-режиме — то есть без ККМ. Однако потом нужно обязательно передать данные.

Допустим, магазин находится в поселении с медленным интернетом. В этом случае:

1. Продавец все равно фиксирует продажу и формирует чек — бумажный или электронный;
2. Касса сохраняет данные обо всех операциях во внутренней памяти;
3. Продавец проверяет интернет, при необходимости перезапускает устройство;
4. Касса автоматически отправляет в ОФД все накопленные чеки сразу, как только связь наладится.

Нельзя принимать деньги без чека и не передавать данные намеренно.

Виды онлайн-касс

Все решения условно можно разделить на:

• Облачные, или виртуальные;
• Мобильные;
• Аппаратные, или физические;
• Интегрированные.

Облачные кассы

Самый распространенный вид. Работают через интернет без отдельного физического устройства. Доступны через браузер или приложение. Такие кассы подходят как для розницы, так и для онлайн-продаж.

Иногда облачные решения называют мобильными — на деле это то же самое в виде приложения на смартфоне или планшете. Их удобно использовать при выездной торговле, доставке или работе на точке без стационарного оборудования.

Примеры облачных касс: Webkassa, re: Kassa, Smart Online KKM.

Программные кассы

Решения, которые устанавливаются на ПК или ноутбук и часто интегрируются с учетными системами. Они автоматически формируют чеки и передают данные в ОФД, поэтому подходят для бизнеса с более сложными процессами.

Это подходящий вариант, если в точке продаж есть компьютер или ноутбук. На него устанавливается кассовая программа и при необходимости подключается принтер чеков. Когда кассир пробивает чек в программе, данные сразу уходят в ОФД.

Интегрированные кассы

Решения, где онлайн-касса встроена в POS-систему, ERP или интернет-магазин. Например, подобное есть у сервисов UMAG, Paloma365, r_keeper и т. д. В этом случае чеки формируются автоматически при оплате, а данные сразу уходят в ОФД без участия кассира. Часто используются для общепита и магазинов, если нужно решение под ключ.

Итак, все современные онлайн-кассы работают через интернет и автоматически передают информацию о продажах в налоговые органы через ОФД.

Готовые решения на рынке Казахстана

Для малого и среднего бизнеса предлагаются в основном облачные решения. Рассмотрим модели онлайн-касс, которые пользуются наибольшим спросом:

Какие функции выполняет каждый вариант и насколько полноценно они реализованы — в таблице:

Далее — подробнее о каждом решении.

Webkassa

Универсальный вариант для небольших магазинов, в том числе интернет-магазинов, так и для сетевого бизнеса. Это облачная касса без физического оборудования. Работает на любом устройстве — от компьютера до смартфона, поддерживает продажи, возвраты, отчеты и аналитику.

Webkassa поддерживает:

• фискализацию продаж и возвратов;
• автоматическое создание платежных документов;
• массовую фискализацию заказов.

Отдельное преимущество — развитые интеграции, что позволяет автоматически фискализировать продажи из учетной системы. Например, есть готовая связка с МоимСкладом. В этой модели МойСклад отвечает за учет: в нем ведутся товары, оформляются заказы и продажи, контролируются остатки. Webkassa в свою очередь формирует чек и передает данные в ОФД и налоговые органы.

То есть пользователь оформляет продажу или заказ в МоемСкладе — указывает товары, сумму и способ оплаты.

Затем эти данные автоматически передаются в Webkassa, где формируется фискальный чек. Касса отправляет его в ОФД и, при необходимости, клиенту по SMS или email. Затем информация о пробитом чеке возвращается обратно в МойСклад и привязывается к документу продажи.

Это решение обычно выбирают бизнесы, которым важна масштабируемость и автоматизация процессов.

webkassa.kz

re: Kassa

Касса ориентирована на простоту и быстрый старт, поэтому особенно популярен среди ИП и небольших компаний. Это тоже облачная касса, но с максимально низким порогом входа: ее можно подключить буквально за несколько минут, базовая версия предоставляется бесплатно.

Касса поддерживает:

• фискализацию продаж и возвратов;
• все типы оплат;
• Z-отчеты, внесение и изъятие.

Сервис позволяет вести продажи, формировать чеки, работать с отчетами и даже управлять товарным учетом. Он также поддерживает интеграции с внешними сервисами, в том числе есть встроенная интеграция с МоимСкладом.

rekassa.kz

Smart Online KKM

Решение для мобильных сценариев: курьеры, выездная торговля. Это облачная касса для работы со смартфона — ее удобно использовать «в поле», принимать оплату и сразу формировать чек. Доступна и через компьютер.

По функциональности проще, чем Webkassa, но интеграции более ограничены — часто через партнеров или обходные решения.

skkm.kz

Light Kassa

Максимально простая облачная кассу для быстрого старта бизнеса. Выполняет базовые функции: формирование чеков, передача данных в ОФД, работа с оплатами. Интеграции и автоматизация сведены к минимуму.

Вариант для микробизнеса, где важна простота и низкая стоимость и не требуется глубокая автоматизация.

my.lkassa.kz

Кроме популярных решений есть и более нишевые, рассмотрим некоторые из них.

Учет.Онлайн Касса

Облачная онлайн-касса, часто используемая в связке с ТИС и учетными системами.

Основные функции:

• создание чеков;
• передача данных в ОФД;
• поддержка возвратов;
• работа через интернет.

Есть интеграция с МоимСкладом, поэтому чек можно формировать прямо из документов. Данные синхронизируются автоматически.

Данное решение часто используется как недорогая альтернатива Webkassa.

ukassa.kz

eComKassa (Екомкасса Чеки)

Сервис для фискализации онлайн-продаж, который создает чеки на заказы через облачную кассу.

Основные функции:

• автоматическое создание чеков из интернет-магазинов и заказов в МоемСкладе;
• отправка чеков в ОФД;
• массовая обработка заказов.

Подходящий вариант для e-commerce и маркетплейсов.

ecomkassa.ru

Как выбрать онлайн-кассу для бизнеса: пошаговая инструкция

Начните с определения формата бизнеса.

Шаг 1: определите свой сценарий работы

Зафиксируйте, как именно и как вы продаете:

• стационарная розница;
• услуги;
• доставка и выездная торговля;
• интернет-магазин;
• несколько точек;
• торговля с учетом склада и остатков.

От этого зависит, нужна ли вам просто касса для чеков или связка с учетной системой.

Шаг 2: проверьте юридическую базу до выбора сервиса

В Казахстане использовать можно не любую кассу, а только те, которые есть в государственном реестре моделей ККМ. Кроме того, ККМ нужно поставить на регистрационный учет в налоговых органах. Для этого у КГД есть реестр моделей, а у eGov — отдельная услуга по постановке на учет.

Это значит, что лучше сделать так:

• Сначала посмотрите, есть ли нужная модель или решение в реестре КГД;
• Уточните, как именно она регистрируется;
• Только после этого сравните тарифы и оцените функции и удобство.

Шаг 3: выберите тип кассы под свой формат бизнеса

Для малого и среднего бизнеса в Казахстане чаще всего рассматривают три варианта:

• Облачная касса — подходит, если нужен быстрый запуск, работа с телефона или ноутбука, минимум оборудования и возможность работать из разных мест;
• Касса в связке с учетной системой — это особенно актуально, если вы уже используете систему учета. У МоегоСклада, например, есть отдельный каталог интеграций с онлайн-кассами для Казахстана, в том числе с Webkassa и re: Kassa;
• POS-решение — если вы хотите кассовую зону «под ключ»: оплата картой и QR, чек, аналитика, иногда учет товаров в одном устройстве.

Базовые отличия по типам для наглядности — в таблице:

Шаг 4: составьте список обязательных функций для вашего бизнеса

Перед выбором решите, что должна поддерживать касса, например:

• продажи и возвраты;
• типы оплат: наличные, карта, QR, мобильные;
• электронные чеки;
• закрытие смены и Z-отчеты;
• внесение и изъятие денег;
• базовую аналитику;
• работу с каталогом товаров.

Поможет ответ на вопрос: «Что будет происходить в день открытия точки?» Если нужно, чтобы кассир просто пробивал суммы и выдавал / отправлял чеки, вам подойдет простое решение.

Если нужен более широкий перечень действий — списание товара, контроль остатков, автоматическое пробивание чеков прямо из заказа, не обойтись без интеграции с учетной системой.

Шаг 5: проверьте интеграции

Онлайн-кассы могут быть в разной степени совместимыми с сайтом, складом, банком, POS-терминалом.

Если вы работаете без учета, то интеграции не критичны.

Если у вас есть склад, ассортимент, возвраты, несколько сотрудников, выбирайте решения, которые все это поддерживают.

Для ведения онлайн-продаж касса должна уметь фискализировать заказ без ручного перебивания.

Шаг 6: посчитайте полную стоимость владения и использования

Важно учитывать:

• тариф самой кассы;
• стоимость ОФД;
• подключение или настройку;
• платные SMS или каналы отправки чеков;
• оборудование, если нужно;
• интеграцию с учетом или сайтом;
• поддержку партнера, если без него не обойтись.

Например, re: Kassa позиционируется как бесплатный облачный сервис, но для работы нужно зарегистрировать кассу в ОФД. У Webkassa тариф зависит от условий подключения и наличия интеграций.

Поэтому стоит ориентироваться не на то, сколько стоит касса, а на то, во сколько обойдется один рабочий месяц со всеми обязательными расходами.

Распространенные ошибки при выборе кассы

• Выбор кассы по цене или популярности без учета реального сценария работы. В итоге оказывается, что касса не поддерживает нужные процессы: например, нет интеграции с учетной системой, приходится вручную пробивать чеки и дублировать данные.
• Недооценка интеграций. Многие начинают работать с кассой отдельно от склада, сайта или CRM, что приводит к двойной работе, ошибкам в остатках и несоответствиям в отчетах. Лучше изначально настраивать связку с нужными системами. Если делать это потом на ходу, это значительно усложнит процессы.
• Игнорирование дополнительных расходов. Не забывайте про ОФД, отправку чеков, интеграции и настройку. На практике часто «дешевая» касса оказывается дороже в эксплуатации или требует больше ручного труда.

Выводы

• Онлайн-касса в Казахстане нужна, если вы принимаете оплату наличными, картой или через QR.
• Онлайн-касса не нужна, если расчеты идут между компаниями или ИП по банковскому переводу по счету, а также в редких исключениях из перечня КГД.
• Выбирать кассу стоит по тому, как работает ваш бизнес: где продаете, есть ли склад, нужен ли учет.
• Если нужен быстрый старт, как правило, подоходят re: Kassa или Light Kassa.
• Если бизнес растет или вам нужен учет и интеграции — лучше выбрать Webkassa или re: Kassa.
• Если вы работаете с доставкой или «в поле» — удобнее Smart KKM.
• Если вам нужна система «все в одном» — касса + склад + отчеты — подойдут POS-системы.

Ответы на вопросы

Ответим на самые распространенные.