Отчет о прибыли и убытках (ОПИУ): шаблон с таблицей Excel

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), также известный как PnL или P & L (Profit and Loss), — ключевой инструмент управленческого учета. Он показывает, какие доходы и расходы есть у бизнеса за месяц, и помогает понять, где компания зарабатывает или теряет деньги. На этой странице вы можете скачать готовую таблицу отчета о прибылях и убытках для работы и анализа.

Эксперт статьи

Тимур Амерханов

Ведущий эксперт по финансовому учету в сервисе МойСклад

Управленческий отчет о прибыли и убытках

Отчет о прибыли и убытках — это инструмент, который помогает понять, приносит ли бизнес чистую прибыль. В нем отражаются все доходы и расходы компании за определенный период.

Главное отличие ОПиУ от отчета о движении денежных средств (ДДС) — принцип учета. Если в ДДС операции фиксируются по факту поступления или списания денег (кассовый метод), то в ОПиУ используется метод начисления. Это значит, что показатели привязываются не к платежам, а к выполнению обязательств.

Доход в ОПиУ признается в том периоде, когда компания фактически выполнила работу или отгрузила товар и это подтверждено документами, а не тогда, когда деньги поступили от клиента. Аналогично и с расходами: они учитываются в том месяце, когда контрагент оказал услугу или выполнил работу, независимо от даты оплаты.

Бухгалтерский и управленческий отчет о прибылях и убытках: различия и назначение

Бухгалтерский и управленческий отчеты о прибылях и убытках имеют разную структуру и служат разным целям.

Бухгалтерский ОПиУ составляется как для внутреннего пользования, так и для внешних заинтересованных сторон. Есть два основных стандарта его формирования:

1. Казахстанский стандарт бухгалтерского учета (КСБУ). Этот вид отчетности нужен, прежде всего, для налоговых органов и других контролирующих структур. КСБУ подтверждает, что предприятие ведет бухгалтерский учет в соответствии с законодательством Республики Казахстан и своевременно исполняет налоговые обязательства.
2. Международный стандарт финансовой отчетности (МСФО) в отличие от КСБУ, включает дополнительные данные: проценты по кредитам, налоговые платежи, дивиденды и нераспределенную прибыль. Составлять отчет по МСФО обязаны компании, привлекающие иностранные инвестиции, госпредприятия и АО с госучастием, банки.

Управленческий ОПиУ в отличие от бухгалтерского не является обязательным и используется только внутри компании. Его главная задача — дать полную картину финансового состояния, выявить проблемные зоны и определить стратегию развития.

Как составить ОПиУ в Excel: пошаговая инструкция

Разберем, как пользоваться отчетом о прибыли и убытках.

Шаг 1: Создайте копию документа

Откройте таблицу и скопируйте ее на ваш диск. Так вы сможете сразу менять ее на свое усмотрение и вносить данные.

Шаблон состоит из:

1. Титульного листа.
2. Сводной таблицы — здесь итоговые фактические данные по периодам, которые вы будете заносить на вкладках с названиями месяцев. В таблице отображаются данные только по заполненным периодам.

Рассмотрим на примере, чтобы показать принцип работы с шаблоном. Вы можете писать свои цифры по доходам и расходам.

3. Диаграммы — тут видно, из чего состоит выручка и из каких затрат складывается себестоимость. Информация отображается только по заполненным периодам.

4. Вкладок по месяцам (январь, февраль … декабрь) — здесь вы заполняете все доходы и расходы по каждому месяцу.

Первым делом — выручку с детализацией по каналам продаж. В шаблоне автоматически рассчитываются валовая прибыль и валовая рентабельность:

Потом идут статьи расходов:

Когда вы все заполните, увидите значение операционной рентабельности и чистой прибыли:

Для каждого месяца предусмотрены отдельные колонки «План» и «Факт». В «Плане» указывают прогнозные показатели — их желательно заполнить в начале периода, чтобы позже сопоставить с реальными результатами. Также в таблице есть специальные колонки, которые позволяют увидеть отклонение фактических значений от плановых как в процентах, так и в абсолютных цифрах.

Шаг 2: Определите источники данных о доходах и расходах

Фактические показатели — это данные, подтвержденные бухгалтерией. Они формируются на основе первичных документов: договоров, актов выполненных работ или оказанных услуг, накладных, счетов-фактур, счетов, БСО, кассовых и товарных чеков.

Вся эта информация уже есть в ваших учетных системах — кассовом приложении или в 1С, в зависимости от того, что вы используете. При заполнении ОПиУ показатели всегда отражаются без учета НДС.

Шаг 3: Адаптируйте отчет под задачи вашего бизнеса

Вы можете детализировать статьи расходов в зависимости от вашего бизнеса. Например, добавить дополнительные строки или убрать ненужные. Шаблон работает как обычная таблица Excel. Также можно редактировать все названия.

Главное — не удалять строки с итоговыми показателями: выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность, расходы.

Шаг 4: Впишите выручку по направлениям

Выручку можно указать в разрезе:

• направлений: мужская одежда, женская одежда;
• торговых точек: ресторан 1, ресторан 2;
• каналов продаж: офлайн, Kaspi, Wildberries, интернет-магазин.

Такое разделение позволяет увидеть, какое направление, точка или канал приносит больше всего денег. В столбце «План» вы закладываете ожидаемую выручку по каждому источнику, при необходимости детализируя данные вплоть до отдельных маркетплейсов.

Чтобы итоговые показатели были корректными, можно учитывать и суммы возвратов, если в вашем бизнесе предусмотрен возврат товаров. Для этого в разделе «Выручка» можно добавить отдельную строку «Возвраты» с отрицательным значением.

Возвраты можно учитывать по каждому направлению отдельно — это поможет анализировать причины и делать выводы по эффективности разных каналов или продуктов.

Шаг 5: Заполните статьи расходов

Разделите себестоимость и операционные расходы.

Себестоимость — сюда относится все, что напрямую связано с выполнением обязательств. Если возникают сомнения, к какой категории отнести ту или иную статью расходов, задайте себе простой вопрос: появились бы эти затраты, если бы продаж не было совсем? Если да — это операционные расходы, если нет — себестоимость.

К себестоимости относятся, например, закупочная цена товара, расходы на доставку, упаковку, хранение.

Операционные расходы обеспечивают работу бизнеса в целом. Их есть смысл разделить на административные и коммерческие, поскольку они выполняют разные функции. Административные расходы являются базовыми — без них невозможно обслуживание компании и ее управление.

Коммерческие расходы связаны в основном с продвижением компании.

Также при необходимости можете указать Прочие расходы. Сюда относится все, что не имеет отношение к основной деятельности. Например, затраты на покупку основных средств, проценты по кредитам и т. д.

Шаг 6: Анализ итогов

После заполнения всех данных доходам и расходам за месяц, вы увидите ключевые показатели.

Валовая прибыль — это выручка за минусом себестоимости. Если это показатель положительный, значит продажи приносят больше денег, чем требует их обеспечение, и бизнес в целом работает эффективно. Если отрицательный, то следует подумать, как это исправить, например, поработать с себестоимостью или снизить затраты на какой-либо из пунктов.

Валовая рентабельность — это доля валовой прибыли в выручке, выраженная в процентах. Как и валовая прибыль, этот показатель отражает общую эффективность бизнеса. Его удобно использовать для анализа в динамике: процентные значения проще сравнивать между месяцами, чем крупные суммы.

Операционная рентабельность рассчитывается по формуле: (валовая прибыль − операционные расходы) / выручка × 100%. Этот показатель отражает, насколько эффективно работает бизнес и хватает ли валовой прибыли для покрытия расходов, связанных с основной деятельностью.

Чистая прибыль — это сумма, которая остается после вычета из выручки всех операционных и прочих затрат. Именно из чистой прибыли выплачиваются дивиденды, если компания получила положительный финансовый результат.

Сводные результаты по фактическим показателям за все периоды появятся на вкладке «Сводная», а визуализация по выручке и себестоимости — на вкладке «Диаграммы».

Частые ошибки при составлении отчета PnL

Учет всех поступлений как выручки. Не все денежные средства, поступившие на расчетный счет, являются выручкой. Это могут быть авансы, кредиты, другие заемные средства или возвраты. Если не разделять эти потоки, финансовый результат будет искажен.

Признание выручки до выполнения обязательств. Особенно это критично для услуг. Выручкой считаются только фактически оказанные работы, подтвержденные документально, а не просто оплаченные заказы. Такой подход важен для корректного учета доходов предприятия и расчета налога.

Игнорирование промежуточных показателей прибыли. Оценивать эффективность бизнеса нужно не только по чистой прибыли. Валовая и операционная прибыль — основные показатели, которые помогают глубже понять экономику бизнеса и выявить проблемные зоны.

Избыточная детализация статей. Слишком подробная разбивка расходов, например, отдельные статьи для каждой зарплаты, перегружает отчет и усложняет обработку информации, делая анализ менее удобным.

Ручной учет расходов. Такой подход повышает риск ошибок: часть расходов можно не учесть или задвоить. Использование автоматизации и специализированного сервиса упрощает контроль, снижает влияние человеческого фактора и повышает точность данных.

Автоматизация управленческого учета

Автоматизация экономит время: ни руководителю, ни его помощникам не нужно самостоятельно вносить и сверять данные. Если вы только начинаете развивать бизнес, можно ограничиться работой в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа. Например, сервис МойСклад.

Вы сможете:

• следить за оплатой товаров и оформлением возвратов;
• обрабатывать десятки заказов за счет автоматизации рутинных действий;
• печатать документы по готовым или созданным вами шаблонам;
• контролировать работу всех филиалов и подразделений в одной системе.

МойСклад позволяет выполнять все задачи управленческого учета, в том числе:

• управлять продажами, закупками и контролировать взаиморасчеты;
• собирать данные о ценах и остатках на нескольких складах;
• работать с клиентской базой.

В сервисе есть основные отчеты, которые нужны бизнесу:

1. Движение денежных средств показывает все поступления и выплаты в пределах заданного периода. В нем видно все операции, которые отражены в платежах за выбранный период, в том числе приходные и расходные ордера. Отчет формируется по дням, вы можете каждый день смотреть подробную информацию об операциях.

Например, список платежей с указанием суммы, времени проведения, контрагента, комментария и статуса документа.

2. Отчет Прибыль и убытки показывает чистую прибыль. За формирование доходов в документе отвечают сведения о продажах, включая отгрузки и торговлю в розницу. При этом информация о расходах представлена на основе исходящих платежей и списания товаров.

Можно использовать статьи расходов, которые уже установлены в отчете. К ним относятся возврат, закупка и перемещение товаров, налоги, аренда, зарплата, реклама.

3. Перемещение денегпомогает учитывать движение денег между разными расчетными счетами одной компании. Инструмент пригодится, если нужно списать деньги из кассы и внести их на счет в банке, перевести деньги в кассу или со счета на счет.

Кроме того, в МоемСкладе можно корректировать баланс расчетов с контрагентами, оценивать рентабельность продукции и учитывать выдачу зарплаты сотрудникам.

Вы сможете сократить издержки и исключить риск ошибок, запустить новые каналы продаж и вовремя избавляться от задолженностей. Попробуйте прямо сейчас — 14 дней бесплатно.