Складской учет в Казахстане: что это, как вести и автоматизировать

Вчера на складе было 150 товаров, сегодня — 142. Попытки найти потерянные восемь позиций ни к чему не приводят. Сотрудники склада ничего не списывали, в кассе недостач нет, но товаров на отгрузку не хватает.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, нужно системно вести складской учет. Без этого бизнес начинает терять деньги: из-за пересортицы, ошибок менеджеров, расхождений в данных и стоимости, не списанного вовремя брака и дублирования позиций в разных таблицах.

Разберем, что такое складской учет, как его вести в Казахстане, какие нужны документы и какие программы помогут автоматизировать процессы и навести порядок на складе без лишней суеты. Если не хотите углубляться в теорию, переходите сразу к практике — подборке программ для автоматизации склада в Казахстане.

Что такое складской учет

Складской учет — это перечень данных о товарах, сырье, полуфабрикатах и финансовых ресурсах. В него не входят незавершенное производство, активы и основные средства.

Сотрудник, который ведет складской учет, фиксирует все операции с товарами — на бумаге, в таблице или в специальной программе. Это помогает контролировать движение запасов и актуальные остатки на складе.

Основные операции складского учета:

• приемка и оприходование товара от поставщиков;
• внесение информации о продукции в базу или документы;
• отгрузка покупателю или отправка в торговый зал;
• перемещения внутри склада;
• инвентаризация;
• уведомление бухгалтерии об изменении закупочной цены;
• списание из-за порчи, недостачи или для собственных нужд;
• корректировка характеристик товаров в учетных карточках.

Зачем нужен складской учет

Складской учет помогает сотрудникам быть в курсе, какие товары есть на складе, где они находятся, в каком количестве и на какую сумму. Без этих данных обрабатывать заказы, оформлять поставки и отгружать товары практически невозможно — особенно в условиях активной торговли и роста бизнеса.

Складской учет решает три основные задачи.

Наладить обработку и хранение. Когда товаров много, важно, чтобы сотрудники и менеджеры быстро находили нужные позиции и понимали, как организовано хранение. Поэтому товары группируют по сортам, партиям и категориям.

Так проще управлять ассортиментом: видеть, что продается хорошо, а что залеживается, вовремя замечать товары с истекающим сроком годности и снижать цены, чтобы успеть распродать. В результате легче планировать закупки и управлять товарными остатками.

Навести порядок в документах. Когда бумажные документы лежат на своих местах, а электронные легко найти в пару кликов, сотрудники не тратят лишнее время на поиски и подсчеты, а менеджеры быстро формируют отчеты, вовремя замечают и решают проблемы с кражами, просрочкой и пересортицей.

Следить за остатками и запасами. Важно четко фиксировать путь каждой позиции и отражать в учетных таблицах, программах и документах — от заказа товара у поставщика до отгрузки покупателю. Так сотрудники всегда точно знают, сколько товаров той или иной категории есть в наличии, что и когда нужно заказать и какие позиции продаются лучше всего.

Управляйте складом, закупками и финансами в одной системе

Онлайн-программа складского учета МойСклад — поддержка 24/7, персональный менеджер и бесплатный тариф для одного пользователя.

• Приемка, отгрузка и инвентаризация — все операции в одном месте
• Заказы поставщикам на основе продаж и неснижаемых остатков
• Учет по экземплярам, партиям, сериям и срокам годности
• Адресное хранение и поддержка нескольких складов

Попробовать бесплатно

Основные операции на складе

Все действия на складе можно разделить на три группы: приход, хранение и расход.

Поступление товара

Когда на склад привозят товар, нужно сделать несколько вещей:

1. Принять товар и добавить его в систему учета.
2. Проверить, что он соответствует карточке товара.
3. Оформить поступление в документообороте.

Хранение

Кладовщик следит, чтобы товары не потерялись и не испортились. Для проверки проводят инвентаризацию — сверяют фактические запасы на складе с данными в системе.

Иногда во время инвентаризации обнаруживают пересортицу — когда есть излишки одного вида товара, а другого не хватает. Например, вместо 100 красных футболок находят 122, а вместо 100 синих — только 78. Такие товары списывают или вносят исправления в учетных документах.

Расход или списание

Когда товар больше не пригоден для продажи, его снимают с учета. Обычно списывают товары:

• просроченные;
• бракованные или поврежденные;
• устаревшие.

4 вида складского учета

Как вести учет на складе, зависит от того, что продает компания. Обычно товары делят по сортам и срокам хранения. Существует четыре основных способа:

1. Номенклатурный. Подходит для небольшого ассортимента. Каждому товару заводят отдельную карточку в системе учета.
Пример: диван угловой велюр черный.

2. Сортовой. Используется, если важно разделять товары по сортам или типам. Другие детали — цена, поставщик, срок годности — не учитываются.
Пример сортировки по конструкции: диван модульный; диван угловой; диван прямой.
Пример сортировки по материалу: диван вельвет; диван рогожка; диван велюр.

3. Партионный. Используется, когда каждую партию товара нужно хранить отдельно. Это важно для товаров с ограниченным сроком годности, разной ценой или особенностями расчетов с поставщиками. Такой учет позволяет точно отслеживать движение продукции.
Пример: апельсины, партия от 06.04.2026.

4. Партионно-сортовой. Подходит для широкого ассортимента, но требует больше места на складе. Сочетает два предыдущих метода: товары сначала группируют по партиям, а внутри партий — по сортам.
Пример: апельсины, партия от 06.04.2026 — отборные и соковые.

Перечень документов для складского учета

Чтобы не терять товары и не путаться в остатках, все операции на складе нужно фиксировать в документах: приемку, хранение, перемещение, продажу и списание. Используемые документы закрепляют в учетной политике компании.

В Казахстане складской учет ведется на основании первичных документов в соответствии с Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Документы могут быть как электронными, так и бумажными.

Компания может использовать утвержденные формы документов: приходный ордер запасов, акт списания, накладную на перемещение запасов, акт инвентаризации и другие. Также можно использовать собственные формы, но важно, чтобы в них были основные данные:

• название документа;
• идентификационный номер;
• дата составления;
• название организации, от лица которой составлен документ;
• суть складской операции — приемка, перемещение или списание;
• количество товаров и стоимость;
• ответственное лицо и подпись.

Какие документы нужны на этапах складского учета

Как вести документооборот складского учета

Вести складской учет можно по-разному: вручную, в таблицах, в специализированных системах или комбинировать эти подходы. Выбор зависит от простого фактора — сколько у вас товаров и как часто вы проводите операции с ними.

Вручную или в Excel. Самый универсальный и популярный способ — вести учет в бумажном журнале, онлайн- или офлайн-таблицах. Сотрудники сами записывают приход, перемещения и остатки. Подходит, если товаров немного — до десяти позиций — и склад маленький.

В специализированной системе. Вы выбираете программу для автоматизации учета:

• заводите карточки товаров;
• остатки считаются автоматически;
• обрабатываете заказы;
• оформляете закупки;
• настраиваете уровни доступов для сотрудников и уведомления;
• заполняете документы с помощью встроенных шаблонов.

Этот способ необходим, когда бизнес растет, а с ним ассортимент и штат.

Смешанный подход. Иногда в малом бизнесе используют микс способов: основные процессы ведут в системе, а небольшую часть вроде разовых операций или сверок — в таблицах или вручную. Это сложный подход, в котором легко допустить ошибку, продублировать информацию или упустить важную цифру. Однако иногда собственники бизнеса используют журналы учета или таблицы для дополнительного контроля.

Почему складской учет на коленке перестает работать

На старте бизнеса, когда предприниматель работает один или с небольшим штатом и несколькими товарами, учетная система не нужна. Старый добрый блокнот или таблица с настроенными формулами вполне подходят для этой задачи.

Но как только ассортимент растет, начинаются проблемы:

• легко случайно удалить или потерять данные учета;
• если ответственный за таблицу увольняется или уходит в отпуск, с ним уходят и все данные;
• если уборщица выкидывает тетрадку с записями — аналогично;
• все приходится считать и перепроверять вручную, накапливая ошибки в операциях и остатках;
• инвентаризация занимает часы, а иногда дни, и все равно остатки не сходятся;
• сложно следить за сроками годности и актуальными запасами;
• ошибки обнаруживают слишком поздно, когда ущерб бизнесу уже нанесен.

История из практики

Программы для складского учета в Казахстане в 2026 году

Мы подготовили разбор 20 программ для учета товаров на складе и в магазине. Ниже — краткий обзор популярных решений, которые используют компании для торговли, закупок и контроля остатков.

МойСклад

Облачный сервис для малого и среднего бизнеса. Подходит для розницы, оптовой торговли, небольшого производства и общепита.

Инструменты для складского учета

• работа с разными типами товаров: поштучными, весовыми и размерными;
• адресное хранение;
• учет по сериям и срокам годности;
• инвентаризация и проверка сборки через терминал сбора данных;
• создание этикеток и ценников, генерация штрих-кодов и массовая печать.

Дополнительные возможности

• ставить задачи сотрудникам;
• обрабатывать заказы и отслеживать продажи;
• вести базу клиентов;
• контролировать производство и сборку;
• управлять несколькими складами и точками из одного окна.

Интеграции с популярными сервисами в Казахстане

• ТИС — трехкомпонентная интегрированная система;
• онлайн-кассы: Касса Казахстан, reKassa, Учет.Онлайн Касса, WebKassa, NurKassa;
• маркетплейсы: Kaspi, Satu, Forte Market, Jusan Магазин;
• электронный документооборот: Учет ЭДО.

СОМЕРС.МАРКЕТ

Программа для автоматизации розничной торговли и общепита. Помогает контролировать продажи, сотрудников, наценку, остатки товаров и финансы. Работает через веб-версию и мобильное приложение.

Система автоматизирует ключевые процессы: печать ценников со штрих-кодами, учет остатков по складам и точкам продаж, переоценку товаров, документооборот и инвентаризацию. Также позволяет вести базу поставщиков и отслеживать взаиморасчеты. Есть бесплатный тестовый период на 14 дней.

1С: Розница

Программа для учета в розничных точках и сетях, подходит для малого и среднего бизнеса. Есть облачная и локальная версии. Система помогает вести товарный учет, анализировать продажи, планировать закупки, управлять персоналом и настраивать рабочее место кассира. Также можно подключать онлайн-кассу, сканеры, весы и печатать этикетки.

При этом в программе нет некоторых функций: например, контроля задолженности, управления доставкой, адресного хранения и технологических карт. Для облачной версии доступен демо-период на 30 дней.

Антисклад

Сервис для складского учета с базовым набором функций. Позволяет управлять несколькими складами и точками продаж из одного окна, а также отслеживать прибыль, оборот и эффективность работы сотрудников.

Система поддерживает инвентаризацию по штрих-кодам, учет продаж и выручки, работу с поставщиками и взаиморасчетами, а также формирует отчеты по складу и продажам. Есть печать ценников, интеграции с кассами и интернет-магазинами. Доступен тестовый период на 14 дней.

UMAG

Популярная программа для торговли и складского учета в Казахстане. Подходит для разных типов магазинов: продуктов, одежды, косметики, игрушек и других.

Сервис позволяет контролировать остатки и продажи, вести отчеты, добавлять товары через сканер или ТСД, работать с кассой, оформлять списания и перемещения, а также вести базу поставщиков и клиентов. Есть пробный период и разные тарифы в зависимости от масштаба бизнеса.

Как начать вести складской учет прямо сейчас

Подготовили инструкцию из восьми шагов и полезные советы, которые помогут быстро выстроить учет товаров, наладить документооборот и упростить управление складом даже без сложной системы на старте.

Шаг 1: Оцените текущий учет. Чтобы составить реальную картину состояния склада, сверьте фактические остатки с данными в таблицах, бумажном журнале или системе. Найдите расхождения и зафиксируйте их.

Шаг 2: Выберите способ учета. До десяти товаров — используйте таблицы или блокнот, больше десяти — специализированную программу (МойСклад, 1С: Розница, UMAG).

На переходном этапе используйте смешанный подход.

Шаг 3: Заведите документы и реквизиты. Убедитесь, что каждая операция фиксируется: приход, перемещение, отпуск со склада, списание. Все документы должны иметь: название, номер, дату, организацию, суть операции, количество, стоимость и подпись ответственного лица.

Шаг 4: Разделите операции и остатки. Систематизируйте товары по сортам, партиям, срокам годности. Выберите подходящий тип учета: номенклатурный, сортовой, партионный или партионно-сортовой.

Шаг 5: Автоматизируйте процессы. Если бизнес растет, ассортимент расширяется, а ошибки повторяются — внедрите учетную систему. Это ускорит приемку, отгрузку и инвентаризацию, снизит ошибки и позволит вести несколько складов из одного окна.

Шаг 6: Настройте контроль и регулярную проверку. Проводите инвентаризации, сверяйте остатки и корректируйте документы. Даже автоматизация не заменяет периодическую ручную проверку.

Шаг 7: Интегрируйте систему с бизнес-процессами. Подключите программы к кассе, маркетплейсам (Kaspi, Satu, Forte Market, Jusan Магазин) и электронному документообороту. Так вы уменьшите ручную работу и ускорите обработку заказов.

Шаг 8: Тестируйте и улучшайте. Новые инструменты внедряйте на небольших партиях товаров и процессах, чтобы убедиться, что система работает корректно, прежде чем переносить весь склад.

Список источников

1. Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
2. Приказ Министра финансов Республики Казахстан № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Частые вопросы о складском учете

Ответим на самые распространенные вопросы.