Инвентаризация: что это такое и как ее проводить

Инвентаризация нужна для того, чтобы выявить расхождения между фактом и данными в учетной системе. Дополнительно она покажет, что можно улучшить в процессах хранения, учета и в работе сотрудников. Инструкция по инвентаризации в магазине или на складе — в этой статье.

Эксперт статьи

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — это переучет всех товаров и материалов в наличии, которые числятся у вас на балансе. Другое название — ревизия.

Инвентаризация нужна, чтобы:

• узнать, есть ли расхождения между фактическим количеством товара и данными в документах и учетной системе;
• исправить данные в соответствии с реальностью.

Возможные причины расхождений: перемещения, воровство, потеря, порча, ошибки при приемке, отгрузке и т. д.

Конечная цель ревизии — выявить эти причины и наладить процессы в бизнесе, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.

Какие документы регулируют проведение инвентаризации в Казахстане

Основной норматив, который действует для всех коммерческих организаций — это Правила ведения бухгалтерского учета. Они утверждены Приказом Министра финансов РК № 241 от 31 марта 2015 г.

Согласно этому документу, ревизию нужно проводить не реже, чем раз в год, а также при смене материально-ответственных лиц, при выявлении недостач и по требованию руководства.

Об обязательности инвентаризации сказано в законе РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

Детали процесса прописываются во внутренних актах компании — это:

• Приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и ответственных лиц;
• Положение об инвентаризации в организации;
• Инвентаризационная опись и акты по результатам;
• Правила работы инвентаризационной комиссии.

Эти документы должны разрабатываться по правилам бухучета.

Когда и зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация проводится либо по плану, либо в случае экстренной необходимости.

Плановая — по календарному графику, который утверждает руководитель. Это значит, что персонал заранее знает о грядущем переучете ценностей.

Задачи плановой проверки следующие:

• Пересчитать товары из дорогостоящих категорий, чтобы убедиться в отсутствии недостач.
• Подсчитать реальный товарный запас. Это важно делать регулярно, чтобы знать, когда делать заказ поставщику. Особенно если не внедрен автоматический учет.

Внеплановая инвентаризация проводится с целью выявить факты хищения, недостач, потерь. Проводится как можно быстрее в следующих ситуациях:

• Смена материально-ответственного сотрудника: продавец, работник склада, менеджер. Обязательно составляется акт приемки-передачи ценностей от одного работника к другому.
• Выявление воровства, утраты или порчи товаров и материалов.
• Любая чрезвычайная ситуация: пожар, авария, стихийное бедствие.
• Если есть большие расхождения в остатках по результатам плановой проверки.

Сроки проведения инвентаризации

Согласно Правилам ведения бухучета в РК, период проведения инвентаризации в организациях с численностью работников менее 10 человек устанавливается самостоятельно. В остальных случаях — минимум раз в год.

Хотя обязательная инвентаризация согласно законодательным требованиям должна проводиться ежегодно, эксперты советуют делать переучет примерно раз в 3 месяца.

Если ассортимент небольшой и продажи происходят редко, можно делать ревизию реже. А дорогие категории наоборот стоит отдельно переучитывать чаще — например, раз в неделю.

Порядок проведения инвентаризации в 2025 году по закону: пошаговая инструкция

Вкратце все происходит так:

1. Сотрудники вручную либо автоматически — сканированием штрихкодов — считают весь товар. В итоге они получают фактические данные о запасах.
2. Им выдают документ с информацией об этих же товарах из учетной системы.
3. Комиссия сверяет фактические и учетные данные и выявляет расхождения.
4. В случае отклонений от учетных данных оформляются соответствующие документы, и руководитель принимает решение, что делать с этими отклонениями.

Разберем подробнее по шагам.

Шаг 1: приведите в порядок справочник номенклатуры

Если в номенклатуре четкая структура, вам проще найти нужные товары и произвести любые действия с ними.

Рекомендуем сделать товарный классификатор. Для этого выделите главные категории. Например, для магазина одежды — это верхняя одежда, верх, низ, сумки, аксессуары. Для продуктов — молочные продукты, хлеб и выпечка, мясо, фрукты.

Распределите товары по категориям так, чтобы товары одной категории:

• Хранились на складе в одном месте;
• Решали одинаковые задачи покупателя.

По этой логике один товар должен находиться только в одной категории, а не в нескольких сразу.

Если категории получаются слишком широкими, выделите подкатегории. Немногочисленные группы — до 10 товаров — можно объединить, чтобы не плодить сущности.

Заполните важные свойства:

• Наименование, понятное сотрудникам.
• Дополнительные поля — бренд, размеры, цвет, описание, поставщика, если необходимо.

Шаг 2: подготовьте склад к инвентаризации

Подготовка займет 1-2 дня, но это того стоит. Эти действия ускорят проведение ревизии в 2-6 раз.

• Рассортируйте товары так, чтобы однотипные лежали рядом. В помощь — классификация, разработанная на предыдущем шаге.
• Разложите товар так, чтобы легко считывать ценники или штрихкоды. Например, у одежды вытащите бирки, чтобы не пришлось это делать в ходе ревизии.
• Зарядите терминалы сбора данных и проверьте их работу.

Шаг 3: подготовьте приказ о проведении инвентаризации

Обязательной типовой формы приказа нет, можно разработать собственную. Главное, чтобы в ней были указаны:

• Причины проведения инвентаризации;
• Перечень проверяемых активов и обязательств;
• Сроки;
• Список ответственных лиц;
• Состав инвентаризационной комиссии.

Приказ издает и подписывает руководитель.

Шаг 4: соберите комиссию

Инвентаризационная комиссия НЕ нужна, если:

• В найме только руководитель или руководитель и главный бухгалтер.
• Организация заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором.

Во всех остальных случаях нужно создавать комиссию. В нее обязательно входят руководители, бухгалтер и опционально — представители службы внутреннего аудита и эксперты независимых аудиторских организаций.

Не могут быть членами комиссии материально ответственные лица: продавцы, кассиры, курьеры, кладовщики. Они обязаны присутствовать во время проверки, отвечать на вопросы комиссии и подписать инвентаризационную опись.

До проведения инвентаризации члены комиссии:

• знакомятся с материалами последней инвентаризации и с мерами, принятыми по ее результатам;
• пломбируют подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества с отдельными входами и выходами;
• проверяют исправность весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
• смотрят реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.

Материально ответственные лица представляют расписки о том, что к началу инвентаризации:

• все имущество оприходовано;
• выбывшее — списано в расход;
• расходные и приходные документы сданы в бухгалтерскую службу.

Шаг 5: проведите инвентаризацию и зафиксируйте ее результаты

Комиссия проверяет количество товара, а также его качество, сроки хранения и годности. Все фиксируется в документе о фактическом наличии ценностей — описи — с указанием характеристик товара для точности учета.

Есть два основных способа:

• Ручной: на бумаге или в Excel. Это долго, и с высока вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
• Автоматизированный. Сканирование с помощью мобильного приложения — это более точно и быстро. А еще быстрее работает ТСД — без него не обойтись, если ассортимент включает тысячи товарных единиц.

Удобно, если процесс проверки автоматизирован — нужно лишь распечатать из системы учета информацию об остатках и сверить с тем, что лежит на витринах и складе. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

• Нужен лишь смартфон или ТСД, чтобы сканировать штрихкоды товаров в наличии.
• В системе подгружаете текущие учетные остатки, вносите фактические — корректирующие документы создаются автоматически, ничего вручную делать не придется.

Если описи составляются вручную, помарки недопустимы. Неверные данные зачеркивают одной чертой, над ними проставляют корректные цифры. Исправления в документах согласовываются со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверяются их подписями.

Шаг 6: проведите сверку фактических данных с учетными

По окончании составляются сличительные ведомости или акты инвентаризации. Это документы для сопоставления фактических и учетных остатков и отражения разницы в виде недостатков или излишков, если они есть. Их обязательно подписывает материально ответственное лицо.

Если есть любое отклонение от учетных данных, составляется акт о списании товаров.

Формы для всех перечисленных документов разрабатываются самой компанией и утверждаются локальными нормативными актами, например, положением о проведении инвентаризации.

За основу можно взять бланки в МоемСкладе: скачивайте или заполняйте онлайн образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости и другие.

Шаг 7: подведите итоги проверки и отразите их в учете

На этом этапе у вас есть четкое понимание по отклонениям. Чтобы их зафиксировать, инвентаризационная комиссия составляет протокол с выводами и предложениями, а руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц.

На этом процесс инвентаризации документально завершен.

Если есть спорные моменты или подозрения в недобросовестности материально ответственных лиц, можно провести повторную инвентаризацию.

Что делать в случае недостачи

Если товара по факту нет, а по документам приемки или отгрузки он есть, значит, имеет место недостача. В этом случае руководитель подсчитывает потери и оценивает, насколько их сумма соответствует внутренним ожиданиям.

Кроме того, когда инвентаризация проводится на постоянной основе, есть понимание среднего уровня потерь. Незначительные расхождения — норма для любого предприятия.

Если потери небольшие, на практике их часто списывают на издержки, а виновного сотрудника выявляют по камерам видеонаблюдения и штрафуют / увольняют.

Если потерялся дорогой товар и ущерб высокий — это повод для обращения в суд.

Излишки, пересортица: что с ними делать

Любые расхождения — и положительные, и отрицательные — фиксируются в системе для обеспечения качества данных.

Помимо недостач, на практике часто встречаются:

• Излишек — товаров по факту больше, чем по документам.

Решение: зачислить на доходы по балансовой стоимости или по стоимости аналогичных активов;

• Пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета есть 6 коробок товара А и 4 коробки товара Б. При проверке выясняется, что фактически на складе 3 коробки товара А и 7 коробок товара Б.

Решение: выяснить, одинаковы ли товары по цене. Если излишки превышают недостачу, зачислить на доход, если наоборот — списать на издержки и оштрафовать продавца или кладовщика.

Государство в свою очередь может применить свои санкции к компании, какие — рассмотрим далее.

Ответственность и штрафы

Непроведение инвентаризации не указано в законе как отдельное нарушение. Однако налоговые и контролирующие органы при проверках могут выявить:

• отсутствие или ненадлежащее оформление результатов инвентаризации — а это нарушение бухгалтерского учета;
• расхождения между фактическими данными и учетными записями, что приведет к вопросам о достоверности бухучета.

Так как инвентаризация — часть бухучета, такие нарушения могут попасть под административную ответственность по статьям 238 и 239 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях (КоАП РК).

По состоянию на 2025 год действуют такие штрафные санкции для малого бизнеса:

• Первичное нарушение — 100 МРП, это примерно 393 200 ₸;
• Повторное нарушение — 200 МРП.

МРП — месячный расчетный показатель, его актуальное значение устанавливается законом и ежегодно пересматривается.

Помимо риска наложения штрафов есть и другие сложности проведения проверки в малом бизнесе.

Сложности инвентаризации в реальном мире

Несмотря на санкции, редкий случай, чтобы бизнес выполнял проверку на 100% по закону. На практике зачастую:

• Продавцам не передают материальную ответственность из-за сложности организации этой процедуры — это касается малого бизнеса.
• Бизнес не штрафует сотрудников, если процент потерь несущественный из-за страха, что те уволятся, а на поиск замены понадобится время.
• В случае явного воровства сотрудника увольняют, а не подают на него в суд.
• Компании не любят проводить инвентаризацию, так как это потребует приостановки продаж. Иногда пересчет растягивается на неделю — месяц.

Это усугубляется сложностями, с которыми сталкиваются компании:

• Происхождение товаров не всегда можно подтвердить документами. Например, в случае закупок через карго.
• Не налажен учет, а значит, инвентаризацию провести крайне затруднительно. Проверка займет еще больше времени и, скорее всего, придется приостановить продажи.

Закрывать точку на инвентаризацию — все равно что на время остановить продажи. Эту проблему решит автоматизация.

Как автоматизировать процесс

Для этого понадобится всего две вещи: смартфон или ТСД и учетная система МойСклад.

Для внесения фактических данных достаточно сканировать штрихкоды товаров. Система сама найдет расхождения и сформирует по итогу инвентаризационную опись. Так выглядит документ в системе МойСклад:

По каждой единице товара или партии вы увидите все действия сотрудников. В программе фиксируются все перемещения товара, это поможет понять, где он находится в настоящий момент.

В МоемСкладе вы в любой момент времени увидите актуальные остатки, даже если у вас продажи идут одновременно в офлайне и в онлайне.

Если у вас склад, лучший вариант — это организовать хранение по ячейкам. У каждого товара будет свой адрес хранения, что снизит количество ошибок в учете, повысит скорость и прозрачность работы склада. Это особенно важно для быстрой сборки заказов.

МойСклад также незаменим для учета в сфере услуг. В подтверждение — слова Артема Бородаева, главного экономиста сервиса аренды самокатов JET:

Ответы на вопросы

На практике предприниматели часто сталкиваются с подобными вопросами.